Extensión de Files
El documento que debe valer dentro de diez años
Envío a conservación a norma AgID mediante Intesi Group, conservador acreditado: remisión del archivo con sus metadatos, registro de recibos, integridad certificada en el tiempo. Para nóminas, contratos, facturas, actas: todo lo que la ley exige conservar, no solo guardar.
Conservar no es archivar
Un archivo archivado es un archivo que existe. Un archivo conservado es un archivo que vale: autenticidad, integridad, fiabilidad, legibilidad y localizabilidad garantizadas en el tiempo, según las Directrices AgID y el Código de la Administración Digital italiano. Files prepara el paquete — el documento, su huella SHA-256, el XML de metadatos en el formato exigido — y lo remite al sistema de conservación de Intesi Group, el mismo que usamos en faifirmare.it, donde el papel de Responsable del Servicio de Conservación lo ocupa un Notario. El conservador responde con los recibos; Files los guarda junto al documento.
Cómo funciona
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Configura una vez
Para cada razón social se carga el certificado de remisión — uno de pruebas para validar el flujo, uno de producción para los documentos reales, coexistentes — y se eligen los tipos documentales del catálogo AgID: documentos de RR. HH., facturas, contratos, cada uno con los sujetos y roles que exige el XML.
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Envía desde el botón derecho
Botón derecho → Conservación sustitutiva. Rellenas los metadatos del documento — fecha, número, asunto, si es reservado, firmado, sellado, con sello de tiempo — y Files hace el resto: calcula la huella, construye el XML AgID, remite el archivo y luego los metadatos.
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Lee los recibos
Cada remisión tiene un estado — pendiente, archivo enviado, metadatos enviados, completada — y, al final, los recibos del conservador en PDF y XML con la referencia única. Si algo se atasca, Files reintenta por sí solo desde donde se quedó; tras tres intentos lo señala para una verificación manual.
Archivar dice que el archivo está. Conservar dice que vale.
Qué puedes hacer
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Conservador acreditado
Intesi Group SpA, con un Notario como Responsable del Servicio de Conservación. Tu documento entra en un sistema que cumple los requisitos AgID, no en una carpeta llamada «Conservados».
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Catálogo AgID de tipos documentales
Los tipos documentales los mantiene Jinni y están alineados con la enumeración oficial: modalidad de formación, flujo interno/entrada/salida, roles de los sujetos. Puedes añadir los tuyos partiendo de esos.
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Nunca dos veces el mismo archivo
La referencia del conservador se guarda en cuanto se obtiene, antes de cualquier otro paso: aunque la conexión caiga a medias, el reintento continúa desde ahí y no crea una segunda remisión.
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Pruebas y producción juntas
Los dos certificados conviven; un interruptor indica qué entorno usan las nuevas remisiones. El historial de cada entorno queda separado e inmutable.
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Un permiso dedicado
«Puede enviar los archivos a conservación a norma» es un permiso del nivel de acceso: quien lo tiene ve la opción en el menú, los demás no. La remisión es un acto con efectos fiscales, y se concede a quien debe hacerlo.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia del sello de tiempo blockchain?
El sello blockchain prueba que un archivo existía en una fecha y no ha cambiado: una prueba técnica, sin valor legal presuntivo. La conservación a norma es el proceso previsto por la ley italiana para dar y mantener valor legal a los documentos electrónicos, con un conservador acreditado que responde de ello. Se pueden usar juntos.
¿Hace falta un contrato con Intesi Group?
Hace falta un certificado de remisión a nombre de tu razón social, que Files carga y usa para las remisiones. Lo vemos al activar: la extensión figura en la tarifa como «extra» justamente porque implica un servicio externo.
¿Qué puedo enviar a conservación?
Cualquier documento que encaje en un tipo del catálogo — documentos de RR. HH., contratos, facturas, actas — con los metadatos exigidos. Si falta un tipo, se añade partiendo de las plantillas de sistema.
¿Puedo borrar un archivo después de conservarlo?
En Files sí, pero la copia conservada permanece en el conservador durante el periodo previsto: ese es el sentido. Si el documento debe quedarse también en Files un periodo obligatorio, la extensión Retención lo bloquea contra el borrado.
Las demás funcionalidades de Files
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Alex