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Extensão do Files

O documento que tem de valer daqui a dez anos

Envio para conservação legal conforme AgID através da Intesi Group, conservador acreditado: depósito do ficheiro com os seus metadados, registo dos recibos, integridade certificada ao longo do tempo. Para recibos de vencimento, contratos, faturas, atas: tudo o que a lei exige conservar, não só guardar.

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Conservar não é arquivar

Um ficheiro arquivado é um ficheiro que existe. Um ficheiro conservado é um ficheiro que vale: autenticidade, integridade, fiabilidade, legibilidade e localização garantidas ao longo do tempo, segundo as Linhas de orientação AgID e o Código da Administração Digital. O Files prepara o pacote — o documento, a sua impressão SHA-256, o XML dos metadados no formato exigido — e deposita-o no sistema de conservação da Intesi Group, o mesmo que usamos em faifirmare.it, onde o papel de Responsável do Serviço de Conservação é desempenhado por um Notário. O conservador responde com os recibos; o Files conserva-os ao lado do documento.

Como funciona

  1. Configure uma vez

    Para cada denominação social carrega-se o certificado de depósito — um de teste para experimentar o fluxo, um de produção para os documentos reais, coexistentes — e escolhem-se as tipologias documentais do catálogo AgID: Documentos de RH, faturas, contratos, cada uma com os sujeitos e os papéis que o XML exige.

  2. Envie a partir do botão direito

    Botão direito → Conservação legal. Preenche os metadados do documento — data, número, assunto, se é reservado, assinado, selado, carimbado — e o Files faz o resto: calcula a impressão, constrói o XML AgID, deposita o ficheiro e depois os metadados.

  3. Leia os recibos

    Cada depósito tem um estado — em espera, ficheiro enviado, metadados enviados, concluído — e, no fim, os recibos do conservador em PDF e XML com a referência única. Se algo encravar, o Files tenta de novo sozinho a partir de onde tinha parado; após três tentativas assinala-o para uma verificação manual.

Arquivar diz que o ficheiro existe. Conservar diz que vale.

O que pode fazer

  • Conservador acreditado

    Intesi Group SpA, com um Notário como Responsável do Serviço de Conservação. O seu documento entra num sistema que responde aos requisitos AgID, não numa pasta chamada «Conservados».

  • Catálogo AgID das tipologias

    As tipologias documentais são mantidas pela Jinni e alinhadas com a enumeração oficial: modo de formação, fluxo interno/entrada/saída, papéis dos sujeitos. Pode acrescentar as suas partindo dessas.

  • Nunca duas vezes o mesmo ficheiro

    A referência do conservador é guardada mal é obtida, antes de qualquer outro passo: mesmo que a ligação caia a meio, a nova tentativa recomeça daí e não cria um segundo depósito.

  • Teste e produção em conjunto

    Os dois certificados coexistem; um interruptor diz que ambiente usam os novos depósitos. O histórico de cada ambiente fica separado e imutável.

  • Uma permissão dedicada

    «Pode enviar os ficheiros para conservação legal» é uma permissão do nível de acesso: quem a tem vê a entrada no menu, os outros não. O depósito é um ato com efeitos fiscais, e concede-se a quem o deve fazer.

Perguntas frequentes

Que diferença há em relação ao carimbo temporal blockchain?

O carimbo blockchain prova que um ficheiro existia numa data e não mudou: uma prova técnica, sem valor legal presuntivo. A conservação legal é o processo previsto pela lei italiana para dar e manter valor legal aos documentos eletrónicos, com um conservador acreditado que responde por eles. Podem usar-se em conjunto.

É preciso um contrato com a Intesi Group?

É preciso um certificado de depósito em nome da sua denominação social, que o Files carrega e usa para os depósitos. Falamos disso na fase de ativação: a extensão está na tabela de preços como «extra» precisamente porque implica um serviço externo.

O que posso enviar para conservação?

Qualquer documento que caiba numa tipologia do catálogo — documentos de RH, contratos, faturas, atas — com os metadados exigidos. Se faltar uma tipologia, acrescenta-se partindo dos modelos de sistema.

Posso eliminar um ficheiro depois de o ter conservado?

No Files sim, mas a cópia conservada fica junto do conservador pelo período previsto: é esse o sentido. Se o documento tiver de ficar também no Files durante um período obrigatório, a extensão Retenção bloqueia-o contra a eliminação.

As outras funcionalidades do Files

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