Extensión de Files
El archivo que no se convierte en un almacén
Cada semana o cada mes Files señala los archivos inactivos: los compartidos que ningún destinatario ha abierto nunca, y los que nadie comparte ni asigna desde hace tiempo. El informe llega por correo y al Centro de control. Ningún archivo se elimina ni se mueve: solo se señala.
Dos controles, ninguna acción
Files es un espacio de trabajo, no un repositorio histórico: los controles de archivo existen para recordarlo con datos. El primer control encuentra los archivos accesibles para alguien — por compartición o asignación, directa o heredada de la carpeta — pero no abiertos por ningún destinatario en los últimos N meses. El segundo encuentra los archivos para los que nadie creó una compartición o asignación en los últimos M meses, ni sobre el archivo ni sobre una carpeta que lo contiene: probable archivo muerto. El cálculo se ejecuta de noche, por empresa; el resultado es un informe, y la decisión queda en manos de una persona.
Cómo funciona
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Activa y elige el ritmo
En Ajustes, «Activar los controles de archivo»: semanal o mensual, los meses de inactividad de cada control, y el ámbito — todo el espacio de empresa con exclusiones, o solo las carpetas que incluyas.
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Incluye o excluye desde el botón derecho
Sobre la carpeta: «Incluir en los Controles de archivo», «Excluir», «Quitar». El ámbito se construye donde trabajas, no en una lista aparte.
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Lee el informe y decide
En el Centro de control, agrupado por carpeta, y por correo a los administradores y a quien tenga el privilegio de recibirlo. Puedes recalcular a mano cuando quieras.
Un archivo que nadie abre desde hace un año no es un archivo: es una pregunta.
Qué puedes hacer
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Nunca destructivo
El control produce listas. No borra, no mueve, no archiva: la limpieza la hace una persona, con la información delante.
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Dos privilegios distintos
«Gestionar los controles de archivo» para configurar y recalcular; «Recibir los informes» para leerlos. Los administradores los tienen por defecto; un responsable de departamento puede tener solo el segundo.
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Dicho claramente a los destinatarios
Quien recibe el informe ve nombres y rutas de los archivos señalados incluso en carpetas a las que no tiene acceso directo; los contenidos siguen protegidos. El ajuste lo declara antes de activar.
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Ámbito preciso
Todo con exclusiones para quien quiera el cuadro completo; solo carpetas incluidas para quien quiera vigilar «Clientes» y dejar en paz «Histórico».
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Instantánea consultable
El último cálculo se queda en el Centro de control hasta que llegue el siguiente: no hace falta buscar el correo.
Preguntas frecuentes
¿El control borra los archivos señalados?
Nunca. Solo señala. Si luego decides que un archivo sobra, lo haces tú, con la papelera y sus días de permanencia; si debe conservarse por obligación, la extensión Retención lo protege del borrado.
¿Qué archivos acaban en el informe?
Los del espacio de empresa dentro del ámbito elegido: compartidos pero nunca abiertos en el periodo, o sin compartir ni asignar desde hace tiempo. El espacio personal no está incluido.
¿Cada cuánto llega?
Semanal o mensual, a tu elección, de noche. Y cuando quieras, «Recalcular ahora».
Las demás funcionalidades de Files
Lleva los archivos de tu empresa a la nube
Solicita una demo: te mostramos cómo Files hace que el almacenamiento y el uso compartido sean simples y seguros.
Alex