Um produto

Extensão do Files

O arquivo que não se torna um depósito

Todas as semanas ou todos os meses o Files assinala os ficheiros inativos: os partilhados mas que nenhum destinatário abriu, e os que ninguém partilha ou atribui há muito tempo. O relatório chega por e-mail e ao Centro de controlo. Nenhum ficheiro é eliminado ou movido: só assinalado.

Pedir uma demo Visão geral do Files

Dois controlos, nenhuma ação

O Files é um espaço de trabalho, não um repositório histórico: os controlos de arquivo existem para o lembrar com os dados. O primeiro controlo encontra os ficheiros acessíveis a alguém — por partilha ou atribuição, direta ou herdada da pasta — mas não abertos por nenhum destinatário nos últimos N meses. O segundo encontra os ficheiros para os quais ninguém criou uma partilha ou uma atribuição nos últimos M meses, nem no ficheiro nem numa pasta que o contenha: provável arquivo. O cálculo corre de noite, por empresa; o resultado é um relatório, e a decisão fica com uma pessoa.

Como funciona

  1. Ative e escolha o ritmo

    Em Definições, «Ativar os controlos de arquivo»: semanal ou mensal, os meses de inatividade para cada controlo, e o âmbito — todo o espaço da empresa com exclusões, ou só as pastas que incluir.

  2. Inclua ou exclua a partir do botão direito

    Na pasta: «Incluir nos Controlos de arquivo», «Excluir», «Remover». O âmbito constrói-se onde trabalha, não numa lista à parte.

  3. Leia o relatório e decida

    No Centro de controlo, agrupado por pasta, e por e-mail aos administradores e a quem tem o privilégio de o receber. Pode recalcular à mão quando quiser.

Um ficheiro que ninguém abre há um ano não é um arquivo: é uma pergunta.

O que pode fazer

  • Nunca destrutivo

    O controlo produz listas. Não elimina, não move, não arquiva: a limpeza fá-la uma pessoa, com as informações à frente.

  • Dois privilégios distintos

    «Gerir os controlos de arquivo» para configurar e recalcular; «Receber os relatórios» para os ler. Os administradores têm-nos por predefinição; um responsável de departamento pode ter só o segundo.

  • Dito claramente aos destinatários

    Quem recebe o relatório vê nomes e caminhos dos ficheiros assinalados mesmo em pastas a que não tem acesso direto; os conteúdos ficam protegidos. A definição declara-o antes de ativar.

  • Âmbito preciso

    Tudo com exclusões para quem quer o quadro completo; só pastas incluídas para quem quer vigiar «Clientes» e deixar em paz «Histórico».

  • Snapshot consultável

    O último cálculo fica no Centro de controlo até chegar o próximo: não é preciso procurar o e-mail.

Perguntas frequentes

O controlo elimina os ficheiros assinalados?

Nunca. Assinala e mais nada. Se depois decidir que um ficheiro deve ser retirado, fá-lo você, com a reciclagem e os seus dias de permanência; se tiver de ser conservado por obrigação, a extensão Retenção protege-o da eliminação.

Que ficheiros vão parar ao relatório?

Os do espaço da empresa no âmbito escolhido: partilhados mas nunca abertos no período, ou já não partilhados nem atribuídos há muito tempo. O espaço pessoal não está incluído.

De quanto em quanto tempo chega?

Semanal ou mensal, à sua escolha, de noite. E quando quiser, «Recalcular agora».

As outras funcionalidades do Files

Leve os ficheiros da sua empresa para a cloud

Peça uma demo: mostramos-lhe como o Files torna o arquivo e a partilha simples e seguros.

Pedir uma demo