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Extension de Files

L’archive qui ne devient pas un dépôt

Chaque semaine ou chaque mois, Files signale les fichiers inactifs : ceux partagés mais qu’aucun destinataire n’a jamais ouverts, et ceux que personne ne partage ni n’attribue plus depuis longtemps. Le rapport arrive par e-mail et dans le Centre de contrôle. Aucun fichier n’est supprimé ni déplacé : seulement signalé.

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Deux contrôles, aucune action

Files est un espace de travail, pas un dépôt historique : les contrôles d’archive existent pour le rappeler avec des données. Le premier contrôle trouve les fichiers accessibles à quelqu’un — par partage ou attribution, directe ou héritée du dossier — mais non ouverts par aucun destinataire dans les N derniers mois. Le second trouve les fichiers pour lesquels personne n’a créé un partage ou une attribution dans les M derniers mois, ni sur le fichier ni sur un dossier qui le contient : archive probable. Le calcul tourne la nuit, par entreprise ; le résultat est un rapport, et la décision reste à une personne.

Comment ça marche

  1. Activez et choisissez le rythme

    Dans Paramètres, « Activer les contrôles d’archive » : hebdomadaire ou mensuel, les mois d’inactivité pour chaque contrôle, et le périmètre — tout l’espace de l’entreprise avec exclusions, ou seulement les dossiers que vous incluez.

  2. Incluez ou excluez depuis le clic droit

    Sur le dossier : « Inclure dans les Contrôles d’archive », « Exclure », « Retirer ». Le périmètre se construit là où vous travaillez, pas dans une liste à part.

  3. Lisez le rapport et décidez

    Dans le Centre de contrôle, regroupé par dossier, et par e-mail aux administrateurs et à ceux qui ont le privilège de le recevoir. Vous pouvez recalculer à la main quand vous voulez.

Un fichier que personne n’ouvre depuis un an n’est pas une archive : c’est une question.

Ce que vous pouvez faire

  • Jamais destructif

    Le contrôle produit des listes. Il ne supprime pas, ne déplace pas, n’archive pas : le nettoyage, c’est une personne qui le fait, avec les informations devant elle.

  • Deux privilèges distincts

    « Gérer les contrôles d’archive » pour configurer et recalculer ; « Recevoir les rapports » pour les lire. Les administrateurs les ont par défaut ; un référent de service peut n’avoir que le second.

  • Dit clairement aux destinataires

    Celui qui reçoit le rapport voit noms et chemins des fichiers signalés même dans des dossiers auxquels il n’a pas accès direct ; les contenus restent protégés. Le réglage le déclare avant d’activer.

  • Périmètre précis

    Tout avec exclusions pour ceux qui veulent le tableau complet ; seulement les dossiers inclus pour ceux qui veulent surveiller « Clients » et laisser tranquille « Historique ».

  • Instantané consultable

    Le dernier calcul reste dans le Centre de contrôle jusqu’à l’arrivée du prochain : pas besoin de chercher l’e-mail.

Questions fréquentes

Le contrôle supprime-t-il les fichiers signalés ?

Jamais. Il signale, c’est tout. Si ensuite vous décidez qu’un fichier doit partir, c’est vous qui le faites, avec la corbeille et ses jours de conservation ; s’il doit être conservé par obligation, l’extension Rétention le protège de la suppression.

Quels fichiers finissent dans le rapport ?

Ceux de l’espace de l’entreprise dans le périmètre choisi : partagés mais jamais ouverts dans la période, ou plus partagés ni attribués depuis longtemps. L’espace personnel n’est pas compris.

À quelle fréquence arrive-t-il ?

Hebdomadaire ou mensuel, au choix, la nuit. Et quand vous voulez, « Recalculer maintenant ».

Les autres fonctionnalités de Files

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