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Extensão do Files

Dez anos quer dizer dez anos. Também para o administrador.

Faturas, recibos de vencimento, contratos, processos clínicos: documentos que a lei exige guardar durante um período preciso. A retenção bloqueia-os até essa data: não vão para a reciclagem, não se sobrepõem, não se eliminam — nem pelo administrador. E quando o período termina, a destruição é rastreada.

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Alonga-se, não se encurta

Quem tem a permissão «Retenção» na pasta aplica ou prolonga o bloqueio num ficheiro ou numa seleção, até uma data futura. Encurtá-lo ou retirá-lo não é uma operação normal: é um «break-glass» reservado ao administrador do Files, com justificação obrigatória, escrito na auditoria WORM — o registo que não se altera — além de nas atividades. O bloqueio vive nos próprios percursos de eliminação: a reciclagem, a eliminação, a sobreposição, a limpeza automática encontram-no todos, portanto não há um caminho lateral. A expiração de ficheiros faz o contrário — autoriza a retirar depois de uma data — e as duas coexistem.

Como funciona

  1. Aplique o bloqueio

    Botão direito no ficheiro ou na seleção → Retenção legal → data de fim. A partir desse momento o ficheiro leva o cadeado e nenhum percurso de eliminação lhe toca.

  2. Prolongue quando for preciso

    Um litígio, uma inspeção: a data move-se para a frente por quem tem a permissão. Para trás não.

  3. Fim do período, ou emergência

    Na data o bloqueio cai e o ficheiro volta a ser eliminável — com a eliminação rastreada. Antes da data, só o administrador o pode remover, escrevendo porquê: a linha vai para o registo imutável.

O ficheiro que a lei exige guardar não tem um botão Eliminar.

O que pode fazer

  • Nenhum caminho lateral

    Reciclagem, eliminação, sobreposição, limpeza automática, movimentação para fora: todos verificam a data de retenção. Não existe uma ação que a ignore.

  • Break-glass rastreado

    A remoção antecipada é do administrador, com justificação, na auditoria WORM. Quem controla vê quem partiu o vidro e porquê.

  • Em bloco

    Uma seleção de ficheiros, uma data: toda a anuidade das faturas num gesto.

  • Coleção dos ficheiros bloqueados

    Todos os ficheiros em retenção com a sua data de fim, para saber o que se liberta quando.

  • Com a conservação

    A retenção mantém o ficheiro no Files; a Conservação legal entrega-o a um conservador acreditado. Para os documentos fiscais, em conjunto.

Perguntas frequentes

Pode alterar-se um ficheiro em retenção?

Não se pode sobrepor nem eliminar. Para o congelar por completo — nenhuma alteração, nenhuma mudança de nome — combina-se com a proteção «Só leitura» da pasta ou com a expiração que bloqueia.

E se a empresa encerrar o contrato com a Kamzan?

Os ficheiros exportam-se, retenção incluída como informação. O bloqueio é uma garantia dentro do Files; a obrigação de conservação continua a ser da empresa, e para isso há a Conservação legal.

Quem decide as datas?

Quem tem a permissão na pasta, com base nas obrigações do vosso setor. O Files não impõe durações: regista-as e faz respeitá-las.

As outras funcionalidades do Files

Leve os ficheiros da sua empresa para a cloud

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