Extensión de Files
Diez años significa diez años. También para el administrador.
Facturas, nóminas, contratos, historias clínicas: documentos que la ley exige conservar durante un periodo preciso. La retención los bloquea hasta esa fecha: no se envían a la papelera, no se sobrescriben, no se eliminan — ni siquiera el administrador. Y cuando el periodo termina, la destrucción queda registrada.
Se alarga, no se acorta
Quien tiene el permiso «Retención» sobre la carpeta aplica o prolonga el bloqueo sobre un archivo o una selección, hasta una fecha futura. Acortarlo o quitarlo no es una operación normal: es un «break-glass» reservado al administrador de Files, con motivo obligatorio, escrito en la auditoría WORM — el registro que no se modifica — además de en la actividad. El bloqueo vive en los propios caminos de borrado: papelera, eliminación, sobrescritura, limpieza automática se topan todos con él, así que no hay atajo. La caducidad de archivos hace lo contrario — autoriza a quitar después de una fecha — y las dos conviven.
Cómo funciona
-
Aplica el bloqueo
Botón derecho sobre el archivo o la selección → Bloqueo legal → fecha de fin. Desde ese momento el archivo lleva el candado y ningún camino de borrado lo toca.
-
Prolonga cuando haga falta
Un litigio, una inspección: la fecha la adelanta quien tiene el permiso. Hacia atrás, no.
-
Fin del periodo, o emergencia
En la fecha el bloqueo cae y el archivo vuelve a ser borrable — con el borrado registrado. Antes de la fecha, solo el administrador puede quitarlo, escribiendo por qué: la fila acaba en el registro inmutable.
El archivo que la ley exige conservar no tiene botón Eliminar.
Qué puedes hacer
-
Sin atajos
Papelera, eliminación, sobrescritura, limpieza automática, mover fuera: todos comprueban la fecha de retención. No existe una acción que la ignore.
-
Break-glass registrado
La eliminación anticipada es del administrador, con motivo, en la auditoría WORM. Quien controla ve quién rompió el cristal y por qué.
-
En bloque
Una selección de archivos, una fecha: todo un ejercicio de facturas en un gesto.
-
Colección de archivos bloqueados
Todos los archivos en retención con su fecha de fin, para saber qué se libera cuándo.
-
Con la conservación
La retención mantiene el archivo en Files; la Conservación sustitutiva lo remite a un conservador acreditado. Para los documentos fiscales, juntas.
Preguntas frecuentes
¿Se puede modificar un archivo en retención?
No se puede sobrescribir ni eliminar. Para congelarlo del todo — sin cambios, sin renombrar — se combina con la protección «Solo lectura» de la carpeta o con la caducidad que bloquea.
¿Y si la empresa cierra el contrato con Kamzan?
Los archivos se exportan, con la retención incluida como información. El bloqueo es una garantía dentro de Files; la obligación de conservar sigue siendo de la empresa, y para eso está la Conservación sustitutiva.
¿Quién decide las fechas?
Quien tiene el permiso sobre la carpeta, según las obligaciones de vuestro sector. Files no impone duraciones: las registra y las hace cumplir.
Las demás funcionalidades de Files
Lleva los archivos de tu empresa a la nube
Solicita una demo: te mostramos cómo Files hace que el almacenamiento y el uso compartido sean simples y seguros.
Alex