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Extension de Files

Dix ans veut dire dix ans. Même pour l’administrateur.

Factures, bulletins de paie, contrats, dossiers médicaux : des documents que la loi demande de garder pendant une période précise. La rétention les bloque jusqu’à cette date : ils ne se mettent pas à la corbeille, ne s’écrasent pas, ne se suppriment pas — pas même par l’administrateur. Et quand la période se termine, la destruction est tracée.

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Elle s’allonge, ne se raccourcit pas

Celui qui a la permission « Rétention » sur le dossier applique ou prolonge le blocage sur un fichier ou une sélection, jusqu’à une date future. Le raccourcir ou le retirer n’est pas une opération normale : c’est un « bris de glace » réservé à l’administrateur de Files, avec motivation obligatoire, écrit sur l’audit WORM — le registre qui ne se modifie pas — en plus des activités. Le blocage vit dans les chemins de suppression eux-mêmes : la corbeille, la suppression, l’écrasement, le nettoyage automatique le rencontrent tous, donc il n’y a pas de voie détournée. L’expiration de fichier fait l’inverse — autorise à retirer après une date — et les deux coexistent.

Comment ça marche

  1. Appliquez le blocage

    Clic droit sur le fichier ou la sélection → Blocage juridique → date de fin. Dès ce moment, le fichier porte le cadenas et aucun chemin de suppression ne le touche.

  2. Prolongez quand il le faut

    Un contentieux, une inspection : la date se déplace en avant par celui qui a la permission. En arrière, non.

  3. Fin de période, ou urgence

    À la date, le blocage tombe et le fichier redevient supprimable — avec la suppression tracée. Avant la date, seul l’administrateur peut le retirer, en écrivant pourquoi : la ligne finit dans le registre immuable.

Le fichier que la loi demande de garder n’a pas de bouton Supprimer.

Ce que vous pouvez faire

  • Aucune voie détournée

    Corbeille, suppression, écrasement, nettoyage automatique, déplacement vers l’extérieur : tous contrôlent la date de rétention. Il n’existe pas d’action qui l’ignore.

  • Bris de glace tracé

    La levée anticipée est à l’administrateur, avec motivation, sur l’audit WORM. Celui qui contrôle voit qui a brisé la glace et pourquoi.

  • En bloc

    Une sélection de fichiers, une date : toute l’année de factures en un geste.

  • Collection des fichiers bloqués

    Tous les fichiers en rétention avec leur date de fin, pour savoir ce qui se libère quand.

  • Avec la conservation

    La rétention garde le fichier dans Files ; la Conservation substitutive le verse à un conservateur accrédité. Pour les documents fiscaux, ensemble.

Questions fréquentes

Peut-on modifier un fichier en rétention ?

Il ne peut être ni écrasé ni supprimé. Pour le geler complètement — aucune modification, aucun renommage — on le combine avec la protection « Lecture seule » du dossier ou avec l’expiration qui bloque.

Et si l’entreprise met fin au contrat avec Kamzan ?

Les fichiers s’exportent, rétention comprise comme information. Le blocage est une garantie à l’intérieur de Files ; l’obligation de conservation reste à l’entreprise, et pour cela il y a la Conservation substitutive.

Qui décide des dates ?

Celui qui a la permission sur le dossier, selon les obligations de votre secteur. Files n’impose pas de durées : il les enregistre et les fait respecter.

Les autres fonctionnalités de Files

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