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Estensione di Files

Dieci anni vuol dire dieci anni. Anche per l’amministratore.

Fatture, buste paga, contratti, cartelle cliniche: documenti che la legge chiede di tenere per un periodo preciso. La retention li blocca fino a quella data: non si cestinano, non si sovrascrivono, non si eliminano — nemmeno dall’amministratore. E quando il periodo finisce, la distruzione è tracciata.

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Si allunga, non si accorcia

Chi ha il permesso «Retention» sulla cartella applica o prolunga il blocco su un file o su una selezione, fino a una data futura. Accorciarlo o toglierlo non è un’operazione normale: è un «break-glass» riservato all’amministratore di Files, con motivazione obbligatoria, scritto sull’audit WORM — il registro che non si modifica — oltre che nelle attività. Il blocco vive nei percorsi di cancellazione stessi: il cestino, l’eliminazione, la sovrascrittura, la pulizia automatica lo incontrano tutti, quindi non c’è una strada laterale. La scadenza file fa il contrario — autorizza a togliere dopo una data — e le due convivono.

Come funziona

  1. Applica il blocco

    Tasto destro sul file o sulla selezione → Blocco legale → data di fine. Da quel momento il file porta il lucchetto e nessun percorso di cancellazione lo tocca.

  2. Prolunga quando serve

    Un contenzioso, un’ispezione: la data si sposta avanti da chi ha il permesso. Indietro no.

  3. Fine periodo, o emergenza

    Alla data il blocco cade e il file torna cancellabile — con la cancellazione tracciata. Prima della data, solo l’amministratore può rimuoverlo, scrivendo perché: la riga finisce nel registro immutabile.

Il file che la legge chiede di tenere non ha un tasto Elimina.

Cosa puoi fare

  • Nessuna strada laterale

    Cestino, eliminazione, sovrascrittura, pulizia automatica, spostamento fuori: tutti controllano la data di retention. Non esiste un’azione che la ignori.

  • Break-glass tracciato

    La rimozione anticipata è dell’amministratore, con motivazione, sull’audit WORM. Chi controlla vede chi ha rotto il vetro e perché.

  • In blocco

    Una selezione di file, una data: l’intera annualità delle fatture in un gesto.

  • Raccolta dei file bloccati

    Tutti i file in retention con la loro data di fine, per sapere cosa si libera quando.

  • Con la conservazione

    La retention tiene il file in Files; la Conservazione sostitutiva lo versa a un conservatore accreditato. Per i documenti fiscali, insieme.

Domande frequenti

Si può modificare un file in retention?

Non si può sovrascrivere né eliminare. Per congelarlo del tutto — niente modifiche, niente rinomina — si combina con la protezione «Sola lettura» della cartella o con la scadenza che blocca.

E se l’azienda chiude il contratto con Kamzan?

I file si esportano, retention compresa come informazione. Il blocco è una garanzia dentro Files; l’obbligo di conservazione resta dell’azienda, e per quello c’è la Conservazione sostitutiva.

Chi decide le date?

Chi ha il permesso sulla cartella, in base agli obblighi del vostro settore. Files non impone durate: le registra e le fa rispettare.

Le altre funzionalità di Files

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