Extensión de Files
El certificado vence el 14. Files lo sabe antes que tú.
Cada documento que tiene fecha de fin — póliza, certificación, contrato, autorización — lleva su caducidad en Files. Un recordatorio llega antes, al vencer ocurre lo que decidiste para esa carpeta, y la colección «Por vencer» muestra lo que está a punto de terminar, por orden de urgencia.
La carpeta decide qué pasa, el archivo cuándo
Primero se elige en la carpeta la acción al vencer: resaltar el archivo como vencido en la lista, moverlo a la papelera, o protegerlo en solo lectura. Después cada archivo de la carpeta puede tener su fecha — desde su menú, o en bloque sobre una selección. Files pone la carpeta antes que el archivo: sin la regla, la fecha no tiene efecto y no deja fijarla. El recordatorio por correo sale con la antelación que indiques, y se reinicia si la fecha cambia. Es lo contrario de la Retención: la caducidad autoriza a quitar un archivo después de una fecha, la retención lo bloquea hasta una fecha.
Cómo funciona
-
Regla en la carpeta
Botón derecho → Activar caducidad de documentos: al vencer resaltar, mover a la papelera o bloquear en solo lectura. Y cuántos días antes avisar, si quieres.
-
Fecha en el archivo
Desde el menú del archivo, o sobre una selección en bloque con la misma fecha o una distinta para cada uno. La póliza el 31/12, el certificado el 14/11.
-
Recordatorio, y luego la acción
El correo llega con la antelación elegida. En la fecha, Files hace lo que dice la carpeta — y lo escribe en la actividad. El archivo bloqueado en solo lectura se desbloquea poniendo una fecha nueva.
Una fecha en el archivo vale más que un pósit en el monitor.
Qué puedes hacer
-
Tres acciones
Resaltar como vencido — para quien solo debe saberlo; mover a la papelera — para los documentos que ya no sirven; bloquear en solo lectura — para los que ya no deben cambiar.
-
Colección «Por vencer»
Todos los archivos con fecha, ordenados por urgencia: lo que vence mañana arriba. Sin búsquedas.
-
En bloque
Hasta quinientos archivos de una vez, con una fecha única o una por archivo. Para la carpeta de las pólizas de flota.
-
Con las automatizaciones
Una regla automática puede poner la caducidad a cada PDF subido a «Certificaciones», para que nadie se olvide.
Preguntas frecuentes
¿El archivo movido a la papelera al vencer se recupera?
Sí, desde la papelera, durante los días de permanencia previstos por el plan. Luego se elimina definitivamente como todo lo demás en la papelera.
¿En qué se diferencia de la Retención?
Son opuestas. La caducidad dice «después de esta fecha el archivo puede irse» — o resaltarse, o bloquearse. La retención dice «hasta esta fecha nadie puede borrar el archivo». Un contrato puede tener ambas: retención diez años, caducidad al renovar.
¿Quién recibe el recordatorio?
Quien subió el archivo y quien gestiona la carpeta. Para avisar a otros — el responsable de flota — se usan las Notificaciones de carpeta.
Las demás funcionalidades de Files
Lleva los archivos de tu empresa a la nube
Solicita una demo: te mostramos cómo Files hace que el almacenamiento y el uso compartido sean simples y seguros.
Alex