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Extension de Files

L’attestation expire le 14. Files le sait avant vous.

Chaque document qui a une date de fin — police, certification, contrat, autorisation — porte son expiration dans Files. Un rappel arrive avant, à l’expiration il se passe ce que vous avez décidé pour ce dossier, et la collection « Bientôt expirés » montre ce qui va se terminer, par ordre d’urgence.

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Le dossier décide ce qui se passe, le fichier quand

D’abord on choisit sur le dossier l’action à l’expiration : mettre le fichier en évidence comme expiré dans la liste, le déplacer dans la corbeille, ou le protéger en lecture seule. Puis chaque fichier du dossier peut avoir sa date — depuis son menu, ou en bloc sur une sélection. Files rappelle le dossier avant le fichier : sans la règle, la date n’a pas d’effet et il ne la laisse pas définir. Le rappel par e-mail part avec l’avance que vous indiquez, et se remet à zéro si la date change. C’est l’opposé de la Rétention : l’expiration autorise à retirer un fichier après une date, la rétention le bloque jusqu’à une date.

Comment ça marche

  1. Règle sur le dossier

    Clic droit → Activer l’expiration des documents : à l’expiration, mettre en évidence, déplacer dans la corbeille ou bloquer en lecture seule. Et combien de jours avant prévenir, si vous voulez.

  2. Date sur le fichier

    Depuis le menu du fichier, ou sur une sélection en bloc avec la même date ou une différente pour chacun. La police au 31/12, l’attestation au 14/11.

  3. Rappel, puis l’action

    L’e-mail arrive avec l’avance choisie. À la date, Files fait ce que le dossier dit — et l’écrit dans les activités. Le fichier bloqué en lecture seule se débloque en mettant une nouvelle date.

Une date sur le fichier vaut plus qu’un post-it sur l’écran.

Ce que vous pouvez faire

  • Trois actions

    Mettre en évidence comme expiré — pour ceux qui doivent seulement le savoir ; déplacer dans la corbeille — pour les documents qui ne servent plus ; bloquer en lecture seule — pour ceux qui ne doivent plus changer.

  • Collection « Bientôt expirés »

    Tous les fichiers avec une date, classés par urgence : celui qui expire demain en haut. Aucune recherche à faire.

  • En bloc

    Jusqu’à cinq cents fichiers à la fois, avec une date unique ou une par fichier. Pour le dossier des polices de flotte.

  • Avec les automatisations

    Une règle automatique peut mettre l’expiration à chaque PDF chargé dans « Certifications », ainsi personne ne l’oublie.

Questions fréquentes

Le fichier déplacé dans la corbeille à l’expiration se récupère-t-il ?

Oui, depuis la corbeille, pendant les jours de conservation prévus par le plan. Ensuite il est supprimé définitivement comme tout le reste de la corbeille.

Quelle différence avec la Rétention ?

Ils sont opposés. L’expiration dit « après cette date, le fichier peut partir » — ou être mis en évidence, ou bloqué. La rétention dit « jusqu’à cette date, le fichier ne peut être supprimé par personne ». Un contrat peut avoir les deux : rétention pendant dix ans, expiration au renouvellement.

Qui reçoit le rappel ?

Celui qui a chargé le fichier et celui qui gère le dossier. Pour prévenir d’autres personnes — le responsable de la flotte — on utilise les Notifications de dossier.

Les autres fonctionnalités de Files

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