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Extensão do Files

O DURC expira no dia 14. O Files sabe-o antes de si.

Cada documento que tem uma data de fim — apólice, certificação, contrato, autorização — traz a sua expiração no Files. Um lembrete chega antes, na expiração acontece o que decidiu para essa pasta, e a coleção «A expirar» mostra o que está prestes a terminar, por ordem de urgência.

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A pasta decide o que acontece, o ficheiro quando

Primeiro escolhe-se na pasta a ação na expiração: realçar o ficheiro como expirado na lista, movê-lo para a reciclagem, ou protegê-lo em só leitura. Depois cada ficheiro da pasta pode ter a sua data — a partir do seu menu, ou em bloco numa seleção. O Files lembra a pasta antes do ficheiro: sem a regra, a data não tem efeito e não a deixa definir. O lembrete por e-mail parte com a antecedência que indicar, e reinicia-se se a data mudar. É o oposto da Retenção: a expiração autoriza a retirar um ficheiro depois de uma data, a retenção bloqueia-o até uma data.

Como funciona

  1. Regra na pasta

    Botão direito → Ativar expiração de documentos: na expiração realça, move para a reciclagem ou bloqueia em só leitura. E quantos dias antes avisar, se quiser.

  2. Data no ficheiro

    A partir do menu do ficheiro, ou numa seleção em bloco com a mesma data ou uma diferente para cada um. A apólice a 31/12, o DURC a 14/11.

  3. Lembrete, depois a ação

    O e-mail chega com a antecedência escolhida. Na data, o Files faz o que a pasta diz — e escreve-o nas atividades. O ficheiro bloqueado em só leitura desbloqueia-se pondo uma data nova.

Uma data no ficheiro vale mais do que um post-it no monitor.

O que pode fazer

  • Três ações

    Realçar como expirado — para quem só tem de o saber; mover para a reciclagem — para os documentos que já não servem; bloquear em só leitura — para os que não devem voltar a mudar.

  • Coleção «A expirar»

    Todos os ficheiros com uma data, ordenados por urgência: o que expira amanhã no topo. Nenhuma pesquisa a fazer.

  • Em bloco

    Até quinhentos ficheiros de uma vez, com uma data única ou uma por ficheiro. Para a pasta das apólices da frota.

  • Com as automatizações

    Uma regra automática pode pôr a expiração em cada PDF carregado em «Certificações», para que ninguém se esqueça.

Perguntas frequentes

O ficheiro movido para a reciclagem na expiração recupera-se?

Sim, a partir da reciclagem, pelos dias de permanência previstos no plano. Depois é eliminado definitivamente como todo o resto da reciclagem.

Que diferença há em relação à Retenção?

São opostas. A expiração diz «depois desta data o ficheiro pode ir» — ou ser realçado, ou bloqueado. A retenção diz «até esta data o ficheiro não pode ser eliminado por ninguém». Um contrato pode ter ambas: retenção durante dez anos, expiração na renovação.

Quem recebe o lembrete?

Quem carregou o ficheiro e quem gere a pasta. Para avisar outros — o responsável da frota — usam-se as Notificações de pasta.

As outras funcionalidades do Files

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