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Extension de Files

Un accès qui se termine tout seul, à la bonne date

Le stagiaire de mars, le consultant du projet, le réviseur de l’audit : des comptes qui ont une fin, et que personne ne pense à fermer. Avec l’expiration des comptes, chaque compte peut avoir une date de fin — ou se suspendre après une période d’inactivité. À l’expiration, l’accès se bloque ; données et compte restent, et le renouvellement se fait en un clic.

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Une politique, pas un rappel

Depuis Paramètres Files › Expiration des utilisateurs, l’administrateur choisit comment les comptes cessent de valoir : jamais (tant que personne n’intervient), à une date décidée à la création de l’utilisateur et toujours renouvelable, ou après une période d’inactivité. L’expiration peut être obligatoire pour tous les nouveaux utilisateurs ou seulement pour certains types — Collaborateur et Invité, typiquement — avec une durée maximale configurable jusqu’à douze mois. À l’expiration, le compte est suspendu automatiquement : celui qui entre trouve la porte fermée, mais rien ne se perd, et réactiver, c’est une nouvelle date.

Comment ça marche

  1. Choisissez la modalité

    À une date, ou après une période d’inactivité : les deux s’excluent. Puis vous décidez si c’est obligatoire pour tous, seulement pour certains types, et si celui qui crée un utilisateur peut le déclarer « sans expiration » à titre exceptionnel.

  2. La date naît avec l’invitation

    Quand vous créez ou invitez un utilisateur, vous choisissez la fin, dans la durée maximale autorisée — « maximum 6 mois à partir d’aujourd’hui ». Vous la voyez ensuite dans la liste des membres, à côté du nom.

  3. Expire, se suspend, se renouvelle

    À la date, le compte passe en « suspendu pour expiration » : accès bloqué, dossiers et fichiers intacts, partages arrêtés. Une nouvelle date le rouvre, avec tout comme c’était.

Le stagiaire de mars n’a pas besoin d’un accès en décembre.

Ce que vous pouvez faire

  • Par type

    Obligatoire pour Collaborateurs et Invités, facultative pour les Employés : la politique suit le type, comme tout le reste des privilèges.

  • Durée maximale

    Jusqu’à douze mois par produit ; l’administrateur peut la resserrer. Personne ne crée un accès « temporaire » qui dure trois ans.

  • Par inactivité

    En alternative à la date : le compte se suspend tout seul quand la personne n’utilise pas Files depuis un certain temps. Pour ceux qui entrent une fois et disparaissent.

  • Exceptions déclarées

    Si vous le permettez, celui qui crée un utilisateur peut le déclarer sans expiration même là où la politique l’exigerait. L’expiration reste attribuable ensuite.

  • Aucune perte

    Suspension, pas suppression : espace personnel, fichiers chargés, historique restent où ils étaient. Le renouvellement rouvre tout sans rien reconstruire.

Questions fréquentes

Qu’arrive-t-il aux fichiers d’un utilisateur expiré ?

Rien : ils restent où ils sont, avec leurs permissions. Le compte est suspendu, pas supprimé. Si la personne ne reviendra pas, la fermeture de l’espace personnel est une étape séparée et délibérée.

Puis-je renouveler avant l’expiration ?

Oui, à tout moment : l’expiration est toujours modifiable dans la durée maximale. Et après l’expiration, une nouvelle date réactive le compte.

Est-ce différent de l’expiration d’un accès à un dossier ?

Oui. L’attribution à un dossier peut avoir sa propre expiration — cette personne perd ce dossier. L’expiration du compte ferme tout l’accès à Files de cette personne.

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