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Un acceso que termina solo, en la fecha correcta

El becario de marzo, el consultor del proyecto, el revisor de la auditoría: usuarios que tienen un final, y que nadie se acuerda de cerrar. Con la caducidad de usuarios cada cuenta puede tener una fecha de fin — o suspenderse tras un periodo de inactividad. Al caducar el acceso se bloquea; datos y cuenta permanecen, y se renueva con un clic.

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Una política, no un recordatorio

Desde Ajustes de Files › Caducidad de usuarios el administrador elige cómo dejan de valer las cuentas: nunca (hasta que alguien intervenga), en una fecha decidida al crear el usuario y siempre renovable, o tras un periodo de inactividad. La caducidad puede ser obligatoria para todos los nuevos usuarios o solo para algunos tipos — Colaborador y Guest, típicamente — con una duración máxima configurable hasta doce meses. Al caducar la cuenta se suspende automáticamente: quien entra encuentra la puerta cerrada, pero no se pierde nada, y reactivar es una fecha nueva.

Cómo funciona

  1. Elige la modalidad

    En una fecha, o tras un periodo de inactividad: las dos se excluyen. Luego decide si es obligatoria para todos, solo para ciertos tipos, y si quien crea un usuario puede declararlo «sin caducidad» de forma excepcional.

  2. La fecha nace con la invitación

    Al crear o invitar a un usuario eliges el fin, dentro de la duración máxima permitida — «máximo 6 meses desde hoy». Luego la ves en la lista de miembros, junto al nombre.

  3. Caduca, se suspende, se renueva

    En la fecha la cuenta pasa a «suspendida por caducidad»: acceso bloqueado, carpetas y archivos intactos, comparticiones detenidas. Una fecha nueva la reabre, con todo como estaba.

El becario de marzo no necesita acceso en diciembre.

Qué puedes hacer

  • Por tipo de usuario

    Obligatoria para Colaboradores y Guest, opcional para Empleados: la política sigue al tipo, como el resto de privilegios.

  • Duración máxima

    Hasta doce meses por producto; el administrador puede acortarla. Nadie crea un acceso «temporal» que dure tres años.

  • Por inactividad

    Como alternativa a la fecha: la cuenta se suspende sola cuando la persona no usa Files desde hace cierto tiempo. Para quien entra una vez y desaparece.

  • Excepciones declaradas

    Si lo permites, quien crea un usuario puede declararlo sin caducidad incluso donde la política la exigiría. La caducidad sigue siendo asignable después.

  • Sin pérdidas

    Suspensión, no borrado: espacio personal, archivos subidos, historial quedan donde estaban. La renovación lo reabre todo sin reconstruir nada.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa con los archivos de un usuario caducado?

Nada: se quedan donde están, con sus permisos. La cuenta está suspendida, no eliminada. Si la persona no volverá, cerrar el espacio personal es un paso aparte y deliberado.

¿Puedo renovar antes de la caducidad?

Sí, en cualquier momento: la caducidad siempre es modificable dentro de la duración máxima. Y tras la caducidad una fecha nueva reactiva la cuenta.

¿Es distinta de la caducidad de un acceso a una carpeta?

Sí. La asignación a una carpeta puede tener su propia caducidad — esa persona pierde esa carpeta. La caducidad de usuario cierra todo el acceso a Files de esa persona.

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