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Um acesso que termina sozinho, na data certa

O estagiário de março, o consultor do projeto, o revisor da auditoria: utilizadores que têm um fim, e que ninguém se lembra de fechar. Com a expiração de utilizadores cada utilizador pode ter uma data de fim — ou suspender-se após um período de inatividade. Na expiração o acesso bloqueia-se; dados e conta ficam, e renova-se num clique.

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Uma política, não um lembrete

A partir de Definições do Files › Expiração de utilizadores o administrador escolhe como os utilizadores deixam de valer: nunca (até alguém intervir), numa data decidida quando se cria o utilizador e sempre renovável, ou após um período de inatividade. A expiração pode ser obrigatória para todos os novos utilizadores ou só para alguns tipos — Colaborador externo e Convidado, tipicamente — com uma duração máxima configurável até doze meses. Na expiração o utilizador é suspenso automaticamente: quem entra encontra a porta fechada, mas nada se perde, e reativar é uma data nova.

Como funciona

  1. Escolha o modo

    Numa data, ou após um período de inatividade: as duas excluem-se. Depois decide se é obrigatória para todos, só para certos tipos, e se quem cria um utilizador o pode declarar «sem expiração» a título excecional.

  2. A data nasce com o convite

    Quando cria ou convida um utilizador escolhe o fim, dentro da duração máxima permitida — «máximo 6 meses a partir de hoje». Vê-a depois na lista de membros, ao lado do nome.

  3. Expira, suspende-se, renova-se

    Na data o utilizador passa a «suspenso por expiração»: acesso bloqueado, pastas e ficheiros intactos, partilhas paradas. Uma data nova reabre-o, com tudo como estava.

O estagiário de março não precisa de um acesso em dezembro.

O que pode fazer

  • Por tipo

    Obrigatória para Colaboradores externos e Convidados, opcional para os Colaboradores internos: a política segue o tipo, como todo o resto dos privilégios.

  • Duração máxima

    Até doze meses por produto; o administrador pode apertá-la. Ninguém cria um acesso «temporário» que dura três anos.

  • Por inatividade

    Em alternativa à data: o utilizador suspende-se sozinho quando a pessoa não usa o Files há um certo tempo. Para quem entra uma vez e desaparece.

  • Exceções declaradas

    Se o permitir, quem cria um utilizador pode declará-lo sem expiração mesmo onde a política a exigiria. A expiração continua atribuível depois.

  • Nenhuma perda

    Suspensão, não eliminação: espaço pessoal, ficheiros carregados, histórico ficam onde estavam. A renovação reabre tudo sem reconstruir nada.

Perguntas frequentes

O que acontece aos ficheiros de um utilizador expirado?

Nada: ficam onde estão, com as suas permissões. O utilizador está suspenso, não eliminado. Se a pessoa não voltar, o encerramento do espaço pessoal é um passo separado e deliberado.

Posso renovar antes da expiração?

Sim, a qualquer momento: a expiração é sempre alterável dentro da duração máxima. E depois da expiração uma data nova reativa o utilizador.

É diferente da expiração de um acesso a uma pasta?

Sim. A atribuição a uma pasta pode ter a sua expiração — essa pessoa perde essa pasta. A expiração de utilizador fecha todo o acesso ao Files dessa pessoa.

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