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Extensão do Files

Quem abriu o quê, quando e de onde

Ative-o numa pasta e cada abertura dos ficheiros é registada: pessoa, data, endereço IP, modo. Um distintivo no ficheiro diz quantas pessoas o abriram; o detalhe está a um clique. Vale para o contabilista que envia o balanço, o CAF que entrega o 730, quem quer que tenha de saber que o cliente leu.

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Opt-in, por pasta, declarado

O rastreio liga-se pasta a pasta e vale nas subpastas, com a possibilidade de o desligar localmente; uma faixa diz sempre de que pasta é herdado. É um tratamento de dados pessoais, e o Files trata-o como tal: antes de o ativar lembra-lhe o que será registado e que é precisa uma base jurídica; a informação está sempre visível a quem acede à pasta rastreada, e os destinatários externos — ligação pública, partilha por e-mail — são informados na primeira vez que abrem um ficheiro.

Como funciona

  1. Ative e escolha quem excluir

    Botão direito na pasta → Rastreio de aberturas. Leia o aviso, depois decida as exclusões: o proprietário do ficheiro e os administradores estão excluídos por predefinição — o caso normal é rastrear o cliente, não a si próprio — e pode excluir tipos ou pessoas individuais.

  2. O distintivo conta

    Ao lado de cada ficheiro aparece «Aberto por 3 pessoas». A contagem distingue visitantes distintos e aberturas totais; as aberturas dentro de 60 segundos contam como uma só, para que percorrer as páginas não inflacione os números.

  3. O detalhe a um clique

    Quem, quando, de que IP e de que modo — pré-visualização, transferência, editor. Os dados vivem no feed de atividades da pasta e seguem a sua conservação.

Rastrear é lícito quando é declarado. O Files declara-o por si.

O que pode fazer

  • Herança com sobreposição

    Ativo em «Clientes» vale em cada subpasta; em «Clientes / Internos» pode desligá-lo explicitamente. A faixa diz sempre de onde vem a definição.

  • Predefinição para as partilhas externas

    Uma definição do tenant pode ligar o rastreio por predefinição para tudo o que é partilhado para o exterior, sem tocar nas pastas uma a uma.

  • Informação automática

    Quem entra numa pasta rastreada vê o distintivo e a informação; os destinatários externos recebem-na na primeira abertura. Não há forma de rastrear alguém sem que o saiba.

  • Exclusões finas

    Proprietário, administradores do Files e do tenant, tipos inteiros, pessoas individuais: até 500 utilizadores excluídos por pasta. Deixe ativas as duas primeiras para o caso consultor/cliente.

  • Com as notificações de pasta

    Se quiser ser avisado quando o cliente abre, a extensão Notificações de pasta envia o e-mail de tomada de conhecimento: o rastreio regista, a notificação chama-o.

Perguntas frequentes

É compatível com o RGPD?

A ferramenta sim: informação sempre visível, aviso aos destinatários externos, exclusões, dados que seguem a conservação do feed de atividades. A base jurídica — contrato, consentimento, interesse legítimo — tem de a ter você, e o Files lembra-lho antes de ativar.

As ligações públicas também são rastreadas?

Sim, se a pasta estiver rastreada: a abertura a partir de ligação é registada com o modo e o IP, e quem chega da ligação vê a informação na primeira vez. Se a ligação pedir o e-mail, esse aparece no detalhe.

Quanto tempo ficam os dados?

Tanto quanto o feed de atividades do seu plano: de 30 dias a 5 anos, definível pelo administrador. Para CAF, bancos e mediadores recomenda-se pelo menos um ano.

As outras funcionalidades do Files

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