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Extensión de Files

Quién abrió qué, cuándo y desde dónde

Actívalo en una carpeta y cada apertura de sus archivos queda registrada: persona, fecha, dirección IP, modalidad. Una insignia en el archivo dice cuántas personas lo han abierto; el detalle está a un clic. Para el asesor que envía las cuentas, la gestoría que entrega la declaración, cualquiera que necesite saber que el cliente ha leído.

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Opcional, por carpeta, declarado

El rastreo se activa carpeta a carpeta y vale para las subcarpetas, con la posibilidad de apagarlo localmente; un aviso indica siempre de qué carpeta se hereda. Es un tratamiento de datos personales, y Files lo trata como tal: antes de activarlo te recuerda qué se registrará y que hace falta una base jurídica; el aviso es siempre visible para quien accede a la carpeta rastreada, y los destinatarios externos — enlace público, compartición por correo — son informados la primera vez que abren un archivo.

Cómo funciona

  1. Activa y elige a quién excluir

    Botón derecho sobre la carpeta → Rastreo de aperturas. Lee el aviso y decide las exclusiones: el propietario del archivo y los administradores están excluidos por defecto — el caso estándar es rastrear al cliente, no a uno mismo — y puedes excluir tipos o personas concretas.

  2. La insignia cuenta

    Junto a cada archivo aparece «Abierto por 3 personas». El recuento distingue visitantes distintos y aperturas totales; las aperturas en 60 segundos cuentan como una, así pasar páginas no infla los números.

  3. El detalle a un clic

    Quién, cuándo, desde qué IP y cómo — vista previa, descarga, editor. Los datos viven en el feed de actividad de la carpeta y siguen su conservación.

Rastrear es lícito cuando se declara. Files lo declara por ti.

Qué puedes hacer

  • Herencia con anulación

    Activado en «Clientes» vale para cada subcarpeta; en «Clientes / Internos» puedes apagarlo explícitamente. El aviso dice siempre de dónde viene el ajuste.

  • Predeterminado para comparticiones externas

    Un ajuste del tenant puede activar el rastreo por defecto para todo lo que se comparte hacia fuera, sin tocar las carpetas una a una.

  • Aviso automático

    Quien entra en una carpeta rastreada ve la insignia y el aviso; los destinatarios externos lo reciben en la primera apertura. No hay forma de rastrear a alguien sin que lo sepa.

  • Exclusiones precisas

    Propietario, administradores de Files y del tenant, tipos enteros, personas concretas: hasta 500 usuarios excluidos por carpeta. Deja activas las dos primeras para el caso asesor/cliente.

  • Con las notificaciones de carpeta

    Si quieres que te avisen cuando el cliente abra, la extensión Notificaciones de carpeta envía el correo de lectura: el rastreo registra, la notificación te llama.

Preguntas frecuentes

¿Es compatible con el RGPD?

La herramienta sí: aviso siempre visible, alerta a los destinatarios externos, exclusiones, datos que siguen la conservación del feed de actividad. La base jurídica — contrato, consentimiento, interés legítimo — la debes tener tú, y Files te lo recuerda antes de activar.

¿Se rastrean también los enlaces públicos?

Sí, si la carpeta está rastreada: la apertura desde el enlace se registra con la modalidad y la IP, y quien llega desde el enlace ve el aviso la primera vez. Si el enlace pide el correo, ese aparece en el detalle.

¿Cuánto tiempo se conservan los datos?

Lo que dure el feed de actividad de tu plan: de 30 días a 5 años, configurable por el administrador. Para gestorías, bancos e intermediarios se recomienda al menos un año.

Las demás funcionalidades de Files

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