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Extension de Files

Qui a ouvert quoi, quand et d’où

Activez-le sur un dossier et chaque ouverture des fichiers est enregistrée : personne, date, adresse IP, modalité. Un badge sur le fichier dit combien de personnes l’ont ouvert ; le détail est à un clic. Vaut pour l’expert-comptable qui envoie le bilan, le centre fiscal qui remet la déclaration, quiconque doit savoir que le client a lu.

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Opt-in, par dossier, déclaré

Le suivi s’active dossier par dossier et vaut sur les sous-dossiers, avec la possibilité de l’éteindre localement ; une bannière dit toujours de quel dossier il est hérité. C’est un traitement de données personnelles, et Files le traite comme tel : avant de l’activer, il vous rappelle ce qui sera enregistré et qu’il faut une base juridique ; la notice est toujours visible pour ceux qui accèdent au dossier suivi, et les destinataires externes — lien public, partage par e-mail — sont informés la première fois qu’ils ouvrent un fichier.

Comment ça marche

  1. Activez et choisissez qui exclure

    Clic droit sur le dossier → Suivi des ouvertures. Lisez l’avertissement, puis décidez les exclusions : le propriétaire du fichier et les administrateurs sont exclus par défaut — le cas standard est de suivre le client, pas soi-même — et vous pouvez exclure des types ou des personnes.

  2. Le badge compte

    À côté de chaque fichier apparaît « Ouvert par 3 personnes ». Le décompte distingue visiteurs distincts et ouvertures totales ; les ouvertures dans les 60 secondes comptent pour une seule, ainsi faire défiler les pages ne gonfle pas les chiffres.

  3. Le détail en un clic

    Qui, quand, depuis quelle IP et de quelle manière — aperçu, téléchargement, éditeur. Les données vivent dans le fil d’activités du dossier et en suivent la conservation.

Suivre est licite quand c’est déclaré. Files le déclare pour vous.

Ce que vous pouvez faire

  • Héritage avec dérogation

    Activé sur « Clients », il vaut sur chaque sous-dossier ; sur « Clients / Internes », vous pouvez l’éteindre explicitement. La bannière dit toujours d’où vient le réglage.

  • Par défaut pour les partages externes

    Un réglage du tenant peut activer le suivi par défaut pour tout ce qui est partagé à l’extérieur, sans toucher aux dossiers un par un.

  • Notice automatique

    Celui qui entre dans un dossier suivi voit le badge et la notice ; les destinataires externes la reçoivent à la première ouverture. Il n’y a aucun moyen de suivre quelqu’un sans qu’il le sache.

  • Exclusions fines

    Propriétaire, administrateurs Files et du tenant, types entiers, personnes : jusqu’à 500 utilisateurs exclus par dossier. Laissez actives les deux premières pour le cas consultant/client.

  • Avec les notifications de dossier

    Si vous voulez être prévenu quand le client ouvre, l’extension Notifications de dossier envoie l’e-mail de prise de connaissance : le suivi enregistre, la notification vous appelle.

Questions fréquentes

Est-ce compatible avec le RGPD ?

L’outil, oui : notice toujours visible, avertissement aux destinataires externes, exclusions, données qui suivent la conservation du fil d’activités. La base juridique — contrat, consentement, intérêt légitime — c’est à vous de l’avoir, et Files vous le rappelle avant d’activer.

Les liens publics sont-ils aussi suivis ?

Oui, si le dossier est suivi : l’ouverture depuis le lien est enregistrée avec la modalité et l’IP, et celui qui arrive du lien voit la notice la première fois. Si le lien demande l’e-mail, celui-ci apparaît dans le détail.

Combien de temps les données restent-elles ?

Autant que le fil d’activités de votre plan : de 30 jours à 5 ans, réglable par l’administrateur. Pour centres fiscaux, banques et intermédiaires, au moins un an est conseillé.

Les autres fonctionnalités de Files

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