Inviter des personnes, et les invitations que tu reçois

Inviter pendant que la réunion est en cours

Dans la salle, «Participants» dans la barre du bas ouvre le panneau à droite ; en haut du panneau il y a «Inviter des participants» (l’organisateur et les co-organisateurs le voient). Une fenêtre s’ouvre avec deux onglets :

• «Votre organisation» — les collègues, en les cherchant dans «Rechercher des membres de votre organisation…» et en les cochant.
• «Par e-mail» — n’importe qui d’autre : «Saisissez une adresse e-mail et appuyez sur Entrée pour l’ajouter à la liste.» En dessous apparaissent les suggestions «Depuis votre carnet d’adresses».

En bas le bouton dit combien tu en as choisi — «Envoyer l’invitation ()» — et à la fin tu lis «Invitations envoyées !». Les invités apparaissent en bas du panneau, sous «Organisation ()» et «Externes · par e-mail ()», chacun avec son état et l’icône «Relancer».

Inviter avant, depuis la liste

Cela vaut pour les réunions mises au calendrier. Sur la ligne de la réunion il y a l’icône «Inviter des participants» (s’il y a déjà des invités, elle montre le nombre) : elle ouvre la fenêtre «Invitations». Avec «Ajouter un invité» apparaissent les champs «E-mail» et «Rôle» («Participant» ou «Co-host»), puis «Ajouter». Sur chaque ligne une clochette : «Relancer» envoie un rappel à cette personne ; «Relancer tout le monde», en bas, à ceux qui n’ont pas encore répondu.

Ou tu les mets déjà à la création, à l’étape «Invitations».

Qui a répondu

À côté de chaque invité il y a l’état : «Invité», «Accepté», «Refusé» (ou “peut-être”, pour ceux qui ne sont pas sûrs), «Rejointe», «Relancé», «Invitation ouverte» (il a ouvert l’e-mail mais n’est pas encore entré).

Trois états qui ressemblent à des erreurs et n’en sont pas

En survolant l’état tu lis l’explication :

• «Depuis réservation» — «A réservé : la confirmation, l’invitation d’agenda et les rappels ont déjà été reçus. Aucune invitation kMeeting n’a été envoyée.»
• «Depuis l’agenda» — «Ajouté depuis l’événement d’agenda : l’invitation est partie de là, avec le lien de la salle. Aucune invitation kMeeting n’a été envoyée.»
• «Invitation non envoyée» — celui-là est bien un problème : «L’envoi de l’e-mail d’invitation a échoué. Utilisez le bouton à côté pour réessayer.» La clochette à côté devient «Envoyer l’invitation».

Les invitations qui t’arrivent

«Réunions reçues» dans le menu de gauche (un point rouge sur l’entrée quand il y a quelque chose à faire). Deux onglets en haut : «Mon organisation» et «Autres organisations» — le second rassemble les invitations venant d’autres entreprises qui utilisent Kamzan. Sur chaque invitation : «Accepter», «Peut-être», «Refuser» ; une fois la réunion ouverte, «Rejoindre» apparaît. Tu vois aussi les mêmes invitations sur le Dashboard sous «Invitations en attente».

Questions auxquelles répond ce guide

• comment inviter quelqu'un à une réunion
• comment inviter une personne externe
• comment relancer ceux qui n'ont pas répondu
• où voir les invitations que j'ai reçues
• comment voir qui a accepté