Planificar el trabajo en la agenda

La «Agenda» es el antes, los registros son el después. En la agenda escribes cuánto crees que vas a trabajar en algo; en los registros, cuánto has trabajado de verdad. Compararlos es todo el sentido.

Está en el menú de la izquierda, opción «Agenda». Dentro tiene varias pestañas, en lo alto de la página: «Resumen» (el mes con los vencimientos) y «Actividades» (tu planificación por día, semana o mes) — y, si tu organización las usa, «Tareas», «Objetivos», «Mis ausencias».

Añadir una entrada

Para planificar algo tienes que:

1. En la pestaña «Actividades», elegir la vista con los tres iconos arriba a la derecha — «Dia», «Semana», «Mes» — y moverte con las flechas junto a la fecha. «Hoy» te devuelve a hoy.
2. Pulsar «Agregar actividad»: en la vista Día está al final de la lista, en la vista Semana es el «+» al pie de la columna del día. O el botón azul «Agregar» arriba a la derecha, que la pone en la fecha que estás mirando.
3. En la ventana «Nueva actividad» que se abre en el centro: en la primera pestaña, «Información», el título y el día; en la segunda, «Detalles (opcional)», bajo «Contexto», cliente, proyecto, actividad, cuántas horas prevés y una nota.

En la pestaña «Resumen» el mismo botón «Agregar» pregunta antes «¿Qué quieres añadir?»: una actividad en agenda, una tarea o un objetivo.

Planificar para otra persona

Si tienes derecho, en la ventana de la actividad, bajo «Asignar a», encuentras dos recuadros: «A ti mismo» y «Asignar a otros». El segundo abre la búsqueda de compañeros: elige uno, y la entrada acaba en su agenda en vez de en la tuya. Es la manera de repartir el trabajo de la semana sin mandar mensajes. De vuelta en la agenda, el botón «Otros» (icono con dos personas, junto a las vistas) te muestra también las entradas que has asignado.

De la agenda al temporizador

En cada entrada planificada está el icono «Iniciar temporizador» (un triángulo, como play): el registro nace ya con el cliente, el proyecto y la actividad correctos. Si no arranca y te dice «Agrega un proyecto para iniciar el temporizador», es porque la entrada sigue siendo genérica — ábrela, indica el proyecto y vuelve a intentarlo.

Si no ves la agenda

Es una parte que cada organización decide si usar. Si crees que deberías tenerla, pídeselo a quien gestiona Klokka.

Preguntas a las que responde esta guía

• para qué sirve la agenda
• cómo planifico las horas de la semana
• diferencia entre agenda y registros
• cómo planifico el trabajo de un compañero
• dónde pongo algo que hacer en un día