Guida Klokka

Pianificare il lavoro in agenda

L’«Agenda» e’ il prima, le registrazioni sono il dopo. In agenda scrivi quanto pensi di lavorare su una cosa; nelle registrazioni quanto ci hai lavorato davvero. Confrontarle e’ tutto il punto.

Sta nel menu di sinistra, voce «Agenda». Dentro ha piu’ schede, in cima alla pagina: «Panoramica» (il mese con le scadenze) e «Attività» (la tua pianificazione per giorno, settimana o mese) — e, se la tua organizzazione le usa, «Compiti», «Obiettivi», «Le mie assenze».

Aggiungere una voce

Per pianificare qualcosa devi:

Nella scheda «Attività», scegliere la vista con le tre icone in alto a destra — «Giorno», «Settimana», «Mese» — e spostarti con le frecce accanto alla data. «Oggi» ti riporta a questa data.
Cliccare «Aggiungi attivita’»: in vista Giorno e’ in fondo all’elenco, in vista Settimana e’ il «+» in fondo alla colonna del giorno. Oppure il pulsante blu «Aggiungi» in alto a destra, che la mette sulla data che stai guardando.
Nella finestra «Nuova attività» che si apre al centro: nella prima scheda, «Informazioni», il titolo e il giorno; nella seconda, «Dettagli», sotto «Contesto», cliente, progetto, attivita’, quante ore prevedi e una nota.

Nella scheda «Panoramica» lo stesso pulsante «Aggiungi» chiede prima «Cosa vuoi aggiungere?»: un’attivita’ in agenda, un compito o un obiettivo.

Pianificare per qualcun altro

Se ne hai il diritto, nella finestra dell’attivita’, sotto «Assegna a», trovi due riquadri: «A te stesso» e «Assegna ad altri». Il secondo apre la ricerca dei colleghi: scegline uno, e la voce finisce nella sua agenda invece che nella tua. E’ il modo per distribuire il lavoro della settimana senza mandare messaggi. Tornando in agenda, il pulsante «Altri» (icona con due persone, accanto alle viste) ti mostra anche le voci che hai assegnato.

Dall’agenda al timer

Su ogni voce pianificata c’e’ l’icona «Avvia timer» (un triangolo, come play): la registrazione nasce gia’ con cliente, progetto e attivita’ giusti. Se non parte e ti dice «Aggiungi un progetto per avviare il timer», e’ perche’ la voce e’ ancora generica — aprila, indica il progetto e riprova.

Se non vedi l’agenda

E’ una parte che ogni organizzazione decide se usare. Se pensi di doverla avere, chiedilo a chi gestisce Klokka.

Domande a cui risponde questa guida

a cosa serve l'agenda
come pianifico le ore della settimana
differenza tra agenda e registrazioni
come pianifico il lavoro di un collega
dove metto una cosa da fare in un giorno