Planifier le travail dans l'agenda

L’«Agenda» c’est l’avant, les enregistrements c’est l’après. Dans l’agenda tu écris combien tu penses travailler sur une chose ; dans les enregistrements combien tu y as vraiment travaillé. Les comparer, c’est tout l’intérêt.

Elle est dans le menu de gauche, entrée «Agenda». À l’intérieur elle a plusieurs onglets, en haut de la page : «Vue d’ensemble» (le mois avec les échéances) et «Activités» (ta planification par jour, semaine ou mois) — et, si ton organisation les utilise, «Tâches», «Objectifs», «Mes absences».

Ajouter une entrée

Pour planifier quelque chose tu dois :

1. Dans l’onglet «Activités», choisir la vue avec les trois icônes en haut à droite — «Jour», «Semaine», «Mois» — et te déplacer avec les flèches à côté de la date. «Aujourd’hui» te ramène à aujourd’hui.
2. Cliquer «Ajouter une activité» : en vue Jour c’est en bas de la liste, en vue Semaine c’est le «+» en bas de la colonne du jour. Ou le bouton bleu «Ajouter» en haut à droite, qui la met à la date que tu regardes.
3. Dans la fenêtre «Nouvelle activité» qui s’ouvre au centre : dans le premier onglet, «Informations», le titre et le jour ; dans le second, «Détails (facultatif)», sous «Contexte», client, projet, activité, combien d’heures tu prévois et une note.

Dans l’onglet «Vue d’ensemble» le même bouton «Ajouter» demande d’abord «Que voulez-vous ajouter ?» : une activité dans l’agenda, une tâche ou un objectif.

Planifier pour quelqu’un d’autre

Si tu en as le droit, dans la fenêtre de l’activité, sous «Assigner à», tu trouves deux cartes : «À toi-même» et «Assigner à d’autres». La seconde ouvre la recherche des collègues : choisis-en un, et l’entrée finit dans son agenda plutôt que dans la tienne. C’est la façon de répartir le travail de la semaine sans envoyer de messages. De retour dans l’agenda, le bouton «Autres» (icône avec deux personnes, à côté des vues) te montre aussi les entrées que tu as assignées.

De l’agenda au minuteur

Sur chaque entrée planifiée il y a l’icône «Démarrer le minuteur» (un triangle, comme play) : l’enregistrement naît déjà avec les bons client, projet et activité. S’il ne démarre pas et te dit «Ajoutez un projet pour démarrer le minuteur», c’est que l’entrée est encore générique — ouvre-la, indique le projet et réessaie.

Si tu ne vois pas l’agenda

C’est une partie que chaque organisation décide d’utiliser ou non. Si tu penses devoir l’avoir, demande à qui gère Klokka.

Questions auxquelles répond ce guide

• à quoi sert l'agenda
• comment je planifie les heures de la semaine
• différence entre agenda et enregistrements
• comment je planifie le travail d'un collègue
• où je mets une chose à faire un jour donné