Extensión de Files
Quien controla, con el registro abierto
El auditor ve todas las comparticiones, accesos e inicios de sesión de cada usuario de Files; puede investigar, pedir explicaciones y revocar. Y cada acción suya — inspección, informe, pregunta, investigación — queda registrada y visible para los administradores. Para el DPO, el responsable de cumplimiento, el revisor que debe responder «quién tenía acceso a esto, y cuándo».
Un expediente por persona, no una búsqueda en los registros
Elegida una persona, el auditor tiene cuatro pestañas: los accesos que se le concedieron — en qué carpetas, con qué nivel, por quién —, las comparticiones que hizo, las que recibió, el historial de inicios de sesión. Desde ahí puede abrir una investigación sobre una compartición, plantear una pregunta que el usuario responde en su área, quitar un acceso, exportarlo todo a CSV o generar el informe PDF. Auditor es un privilegio del tipo de usuario; los administradores lo tienen siempre, y la designación de los demás queda registrada con su historial.
Cómo funciona
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Designa a los auditores
Desde el panel Auditor el administrador designa a las personas — o asigna el privilegio a un tipo, «Revisor» por ejemplo. Designaciones y revocaciones quedan en el historial, con fecha y autor.
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Inspecciona y pregunta
El auditor abre el expediente de una persona, mira el árbol de accesos — también los heredados y los de los subárboles — y, si algo no cuadra, inicia una investigación sobre esa compartición o plantea una pregunta escrita. El usuario la ve en su área y responde ahí.
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Actúa y documenta
Quita el acceso que no debía existir, cierra la investigación con su resultado, genera el informe de accesos en PDF o la exportación CSV para el órgano de control. Todo lo que hizo el auditor está en el registro de actividad de los auditores, que los administradores ven y los auditores no.
El auditor lo ve todo. Y todos ven lo que miró el auditor.
Qué puedes hacer
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Cuatro pestañas por usuario
Accesos concedidos, comparticiones hechas, accesos recibidos, historial de inicios de sesión. Listas completas hasta diez mil filas, más allá de las cuales Files remite a la exportación CSV, para que pantalla y archivo coincidan.
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Investigaciones con resultado
Una investigación se abre sobre una compartición o un acceso concreto, se resuelve con un resultado escrito y queda consultable. La persona implicada ve que está bajo investigación.
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Preguntas y respuestas registradas
«¿Por qué compartiste esta carpeta con el despacho X?» El usuario recibe la pregunta en su área y responde por escrito. Pregunta y respuesta quedan juntas en el expediente.
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Informes PDF y CSV
Informe de accesos de todo el tenant o de una sola persona, en PDF listo para adjuntar y en CSV para quien deba cruzar datos.
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El registro de los auditores
Cada inspección, vista, informe, pregunta e investigación queda registrada. Los administradores la ven; el auditor solo ve la suya, en «Mi actividad». Nadie controla sin dejar rastro.
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Con el Motivo de cambio de acceso
Si esa extensión está activa, el auditor recibe por correo cada cambio de nivel de acceso con su motivo: el control llega antes de que alguien lo pida.
Preguntas frecuentes
¿El auditor puede abrir los archivos?
No como auditor: el rol ve metadatos — quién tiene acceso a qué, quién compartió, quién inició sesión — no los contenidos. Para abrir un archivo necesita un acceso normal a la carpeta, como cualquiera.
¿Quién puede ser auditor?
Cualquiera que tenga el privilegio en su tipo, o sea designado desde el panel. Los administradores del tenant lo son siempre. Gestionar auditores requiere a su vez el privilegio de gestionar miembros.
¿El usuario sabe que lo están controlando?
Sabe que existen los auditores y ve las preguntas e investigaciones que le afectan. No ve el registro de actividad de los auditores: ese es de los administradores.
Las demás funcionalidades de Files
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Alex