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Extension de Files

Celui qui contrôle, à registre ouvert

L’auditeur voit tous les partages, les accès et les connexions de chaque utilisateur de Files ; il peut enquêter, demander des explications et révoquer. Et chacune de ses actions — inspection, rapport, question, enquête — est enregistrée et visible par les administrateurs. Pour le DPO, le responsable conformité, le réviseur qui doit répondre « qui avait accès à ceci, et quand ».

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Un dossier par personne, pas une recherche dans les journaux

Une personne choisie, l’auditeur a quatre onglets : les accès qui lui ont été accordés — sur quels dossiers, à quel niveau, par qui —, les partages qu’elle a faits, ceux qu’elle a reçus, l’historique des connexions. De là, il peut ouvrir une enquête sur un partage, poser une question à laquelle l’utilisateur répond dans son espace, retirer un accès, tout exporter en CSV ou générer le rapport PDF. L’auditeur est un privilège du type d’utilisateur ; les administrateurs l’ont toujours, et la désignation des autres est tracée avec son historique.

Comment ça marche

  1. Désignez les auditeurs

    Depuis le panneau Auditeur, l’administrateur désigne les personnes — ou attribue le privilège à un type, « Réviseur » par exemple. Désignations et révocations restent dans l’historique, avec date et auteur.

  2. Inspectez et demandez

    L’auditeur ouvre le dossier d’une personne, regarde l’arborescence des accès — même ceux hérités et ceux sur les sous-arborescences — et, si quelque chose cloche, lance une enquête sur ce partage ou pose une question écrite. L’utilisateur la voit dans son espace et répond là.

  3. Agissez et documentez

    Retirez l’accès qui ne devait pas exister, clôturez l’enquête avec le résultat, générez le rapport des accès en PDF ou l’export CSV pour l’organe de contrôle. Tout ce que l’auditeur a fait est dans le registre des activités des auditeurs, que les administrateurs voient et les auditeurs non.

L’auditeur voit tout. Et tous voient ce que l’auditeur a regardé.

Ce que vous pouvez faire

  • Quatre onglets par utilisateur

    Accès accordés, partages faits, accès reçus, historique des connexions. Listes complètes jusqu’à dix mille lignes, au-delà desquelles Files renvoie à l’export CSV, ainsi écran et fichier coïncident.

  • Enquêtes avec résultat

    Une enquête s’ouvre sur un partage ou un accès précis, se résout par un résultat écrit et reste consultable. La personne concernée voit qu’elle est sous enquête.

  • Questions et réponses tracées

    « Pourquoi avez-vous partagé ce dossier avec le cabinet X ? » L’utilisateur reçoit la question dans son espace et répond par écrit. Question et réponse restent avec le dossier.

  • Rapports PDF et CSV

    Rapport des accès de tout le tenant ou d’une seule personne, en PDF prêt à joindre et en CSV pour ceux qui doivent croiser les données.

  • Le registre des auditeurs

    Chaque inspection, vue, rapport, question et enquête est enregistrée. Les administrateurs le voient ; l’auditeur ne voit que les siennes, dans « Mes activités ». Personne ne contrôle sans laisser de trace.

  • Avec la Motivation du changement d’accès

    Si cette extension est active, l’auditeur reçoit par e-mail chaque changement de niveau d’accès avec sa motivation : le contrôle arrive avant que quelqu’un ne le demande.

Questions fréquentes

L’auditeur peut-il ouvrir les fichiers ?

Pas en tant qu’auditeur : le rôle voit des métadonnées — qui a accès à quoi, qui a partagé, qui s’est connecté — pas les contenus. Pour ouvrir un fichier, il lui faut un accès normal au dossier, comme à quiconque.

Qui peut être auditeur ?

Quiconque a le privilège dans son type, ou est désigné depuis le panneau. Les administrateurs du tenant le sont toujours. Gérer les auditeurs demande à son tour le privilège de gérer les membres.

L’utilisateur sait-il qu’il est contrôlé ?

Il sait que les auditeurs existent et voit les questions et les enquêtes qui le concernent. Il ne voit pas le registre des activités des auditeurs : celui-là est aux administrateurs.

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