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Extensão do Files

Quem controla, de registo aberto

O auditor vê todas as partilhas, os acessos e os logins de cada utilizador do Files; pode investigar, pedir explicações e revogar. E cada ação sua — inspeção, relatório, pergunta, investigação — é registada e visível aos administradores. Para o DPO, o responsável de compliance, o revisor que tem de responder «quem tinha acesso a isto, e quando».

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Um dossiê por pessoa, não uma pesquisa nos registos

Escolhida uma pessoa, o auditor tem quatro separadores: os acessos que lhe foram concedidos — em que pastas, a que nível, por quem —, as partilhas que fez, as que recebeu, o histórico dos logins. A partir daí pode abrir uma investigação sobre uma partilha, fazer uma pergunta a que o utilizador responde na sua área, remover um acesso, exportar tudo em CSV ou gerar o relatório PDF. O auditor é um privilégio do tipo de utilizador; os administradores têm-no sempre, e a designação dos outros é rastreada com o seu histórico.

Como funciona

  1. Designe os auditores

    A partir do painel Auditor o administrador designa as pessoas — ou atribui o privilégio a um tipo, «Revisor» por exemplo. Designações e revogações ficam no histórico, com data e autor.

  2. Inspecione e pergunte

    O auditor abre o dossiê de uma pessoa, olha para a árvore dos acessos — também os herdados e os nas subárvores — e, se algo não bater certo, inicia uma investigação sobre essa partilha ou faz uma pergunta escrita. O utilizador vê-a na sua área e responde aí.

  3. Aja e documente

    Remova o acesso que não devia existir, feche a investigação com o resultado, gere o relatório de acessos em PDF ou a exportação CSV para o órgão de controlo. Tudo o que o auditor fez está no registo das atividades dos auditores, que os administradores veem e os auditores não.

O auditor vê tudo. E todos veem o que o auditor olhou.

O que pode fazer

  • Quatro separadores por utilizador

    Acessos concedidos, partilhas feitas, acessos recebidos, histórico de logins. Listas completas até dez mil linhas, para lá das quais o Files remete para a exportação CSV, para que ecrã e ficheiro coincidam.

  • Investigações com resultado

    Uma investigação abre-se sobre uma partilha ou um acesso preciso, resolve-se com um resultado escrito e fica consultável. A pessoa envolvida vê que está sob investigação.

  • Perguntas e respostas rastreadas

    «Porque partilhou esta pasta com o escritório X?» O utilizador recebe a pergunta na sua área e responde por escrito. Pergunta e resposta ficam juntas no dossiê.

  • Relatório PDF e CSV

    Relatório dos acessos de todo o tenant ou da pessoa individual, em PDF pronto a anexar e em CSV para quem tem de cruzar os dados.

  • O registo dos auditores

    Cada inspeção, visualização, relatório, pergunta e investigação é registada. Os administradores veem-na; o auditor vê só a sua, em «As minhas atividades». Ninguém controla sem deixar rasto.

  • Com a Justificação de mudança de acesso

    Se essa extensão estiver ativa, o auditor recebe por e-mail cada mudança de nível de acesso com a sua justificação: o controlo chega antes que alguém o peça.

Perguntas frequentes

O auditor pode abrir os ficheiros?

Não enquanto auditor: o papel vê metadados — quem tem acesso a quê, quem partilhou, quem se ligou — não os conteúdos. Para abrir um ficheiro precisa de um acesso normal à pasta, como qualquer pessoa.

Quem pode ser auditor?

Quem tiver o privilégio no seu tipo, ou for designado a partir do painel. Os administradores do tenant são-no sempre. Gerir os auditores requer, por sua vez, o privilégio de gerir os membros.

O utilizador sabe que está a ser controlado?

Sabe que existem os auditores e vê as perguntas e as investigações que lhe dizem respeito. Não vê o registo das atividades dos auditores: esse é dos administradores.

As outras funcionalidades do Files

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