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Extension de Files

Du fichier à la signature, sans sortir de Files

Le contrat est dans Files, les signataires sont dans kSign. « Envoyer à signer » depuis le clic droit ouvre la demande de signature sur le document que vous avez devant vous : vous choisissez qui signe et comment, et kSign fait son travail. Nécessite le produit kSign actif dans votre entreprise.

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Files garde le document, kSign le fait signer

Il n’y a pas un téléchargement puis un nouveau chargement : le PDF part de Files et devient une demande de signature dans kSign, avec le même accès Kamzan. Qui peut le faire, c’est le niveau d’accès sur le dossier qui le décide — la permission « Signature électronique (kSign) » — et Files vérifie extension et permission avant d’ouvrir, ainsi celui qui n’est pas habilité reçoit un message clair au lieu d’une fenêtre qui ne fonctionne pas. La demande vit ensuite dans kSign : signataires, rappels, état, document signé et preuves de signature sont là.

Comment ça marche

  1. Clic droit → Envoyer à signer

    Sur le PDF qui doit être signé. Files contrôle que l’extension est active et que vous avez la permission ; s’il manque quelque chose, il vous le dit tout de suite.

  2. Composez la demande dans kSign

    Dans la fenêtre de kSign, dans Files, vous choisissez les signataires, le type de signature et où elle est apposée. Le document est déjà là : vous ne le cherchez pas, vous ne le rechargez pas.

  3. Suivez la signature dans kSign

    « Demande de signature créée » : à partir de là, rappels, état de chaque signataire, document signé et preuves sont dans kSign, qui est fait pour ça.

Le document ne bouge pas. C’est la signature qui bouge.

Ce que vous pouvez faire

  • Permission par dossier

    « Peut envoyer des fichiers à signer via kSign » se trouve dans le niveau d’accès : dans « Contrats », les commerciaux l’ont, dans « Brouillons », personne.

  • Vérification avant d’ouvrir

    Un contrôle côté serveur précède la fenêtre de kSign : extension, permission, dossier. L’interdiction est réelle même pour celui qui essaie de contourner l’interface.

  • Même accès, même carnet d’adresses

    kSign est un produit Kamzan : vous entrez avec le même compte et les signataires internes sont déjà là. Pour les externes, l’e-mail suffit.

  • Dans les activités du fichier

    La demande de signature apparaît parmi les activités du document, ainsi celui qui ouvre le dossier sait qu’elle est partie.

Questions fréquentes

Faut-il avoir kSign ?

Oui : l’extension est le pont, la signature, c’est kSign qui la fait. Si kSign n’est pas actif dans votre entreprise, l’entrée n’apparaît pas.

Quel type de signature puis-je demander ?

Ceux qu’offre kSign : de la signature électronique simple à celles avec identification forte, selon ce qui est actif dans votre plan kSign. Le choix se fait dans la demande.

Où trouver le document signé ?

Dans kSign, avec les preuves de signature et l’état de chaque signataire. De là, vous l’enregistrez dans Files dans le dossier que vous préférez.

Les autres fonctionnalités de Files

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