Que un compañero pueda ver una carpeta

Dentro de la empresa no se “comparte”: se da acceso. Son dos cosas distintas y los botones son distintos — compartir con un enlace es para quien está fuera (ver la página sobre compartir fuera de la empresa).

Para que un compañero pueda ver una carpeta:

1. Entra en la carpeta.
2. Pulsa el grupito de caras en la barra encima de la lista, a la izquierda (la etiqueta «Quien tiene acceso»): se abre una ventana en el centro de la pantalla.
3. Pulsa el botón azul «Conceder acceso», arriba en esa ventana.
4. Busca a la persona o el grupo en el cuadro «Buscar persona o grupo…».
5. Elige el nivel de acceso y confirma.

La misma ventana se abre también desde el botón derecho en la carpeta → «Acceso y uso compartido» → «Gestionar accesos».

Qué nivel elegir

Los niveles los decide tu organización, pero la lógica es siempre esta: desde el simple ver hasta quien puede gestionar — es decir, cambiar los accesos de los demás. En la duda parte del mínimo: ampliar después es un segundo, y mientras tanto no le has dado a nadie más de lo que hacía falta.

En la misma ventana puedes poner una fecha de caducidad: pasada esa fecha el acceso se cierra solo, sin que nadie tenga que acordarse.

Conviene saberlo antes

• El acceso baja. Quien entra en una carpeta entra también en sus subcarpetas. Da acceso a la rama correcta, no a la raíz, si no quieres abrirlo todo.
• Mejor un grupo que diez personas. Si la misma carpeta sirve a un departamento, dáselo al grupo: cuando llega alguien nuevo entra solo, sin que tengas que acordarte de añadirlo.
• También existe lo contrario. Sobre una sola persona puedes usar «Ocultar esta carpeta al usuario», aunque el acceso le llegara desde arriba.

El compañero sigue sin verla

Que recargue la página: los accesos se leen al abrirla.

Luego vuelve a abrir la ventana de accesos y comprueba que aparece de verdad en «Acceso directo» — y mira si por casualidad está en «Ocultos», porque entonces alguien se la ha ocultado a propósito.

Preguntas a las que responde esta guía

• cómo le doy acceso a un compañero
• cómo hago que alguien de la empresa vea una carpeta
• cómo comparto con mi equipo
• dar permisos sobre una carpeta
• un compañero no ve la carpeta
• dar acceso
• añadir una persona a una carpeta
• qué nivel de acceso elijo
• dar acceso a un grupo
• acceso con caducidad
• dar acceso solo hasta cierta fecha
• dejar entrar a alguien en una carpeta por un tiempo