Hacer caducar un documento

Sirve para los documentos con una validez: un certificado, una nota simple, una oferta.

Para hacer caducar un archivo suelto:

1. Haz clic con el botón derecho en el archivo.
2. Pasa por encima de «Seguridad y conservación» — tiene una flecha a la derecha.
3. Elige «Establecer caducidad» (o «Editar la caducidad», si ya hay una).
4. En la ventana que se abre, elige la fecha y qué debe pasar cuando llegue:
   • quedarse ahí pero marcado como caducado en la lista;
   • ir a la papelera, automáticamente;
   • seguir consultable pero en solo lectura, para que nadie lo cambie.

En toda una carpeta

Si la regla vale para todo lo que hay dentro, se activa en la carpeta en vez de archivo por archivo: botón derecho en la carpeta → «Seguridad y conservación» → «Activar la caducidad de los documentos» (y luego «Configurar la caducidad de los documentos» para cambiarla). La carpeta recibe una marca que lo recuerda, y la regla vale también para los archivos que lleguen después.

Encontrar los que están a punto de caducar

En el menú de la izquierda, «Colecciones» → pestaña «Por vencer»: están todos juntos, sin buscarlos carpeta por carpeta.

Si no está

Es una extensión que la empresa debe tener activa, y hace falta el permiso «Caducidad de documentos» en la carpeta. Si la entrada no aparece, es una de estas dos.

Preguntas a las que responde esta guía

• cómo hago caducar un archivo
• el documento no debe valer después de cierta fecha
• cómo pongo una fecha de caducidad
• qué pasa cuando un archivo caduca
• poner caducidad
• activar la caducidad de documentos
• documentos a punto de caducar
• que un archivo vaya solo a la papelera
• evitar encontrarme documentos caducados por ahí
• los documentos viejos no deben valer más