Hacer confirmar que un documento se ha leído

Sirve cuando no basta con que un documento esté disponible: hace falta la prueba de que las personas lo han abierto — un reglamento, un procedimiento, una comunicación obligatoria.

Se configura en la carpeta, no en el archivo suelto. Para hacerlo:

1. Haz clic con el botón derecho en la carpeta.
2. Pasa por encima de «Herramientas de la carpeta» — tiene una flecha a la derecha.
3. Elige «Notificaciones y recordatorios»: se abre un panel por la derecha de la pantalla.
4. Ahí dentro elige el tipo de evento: «Confirmación de lectura», «Notificación de carga», «Notificación de descarga» o «Carga y acuse de recibo» juntos.
5. Elige quién debe recibirlo — todos los que tienen acceso, personas concretas o grupos — y si avisarles dentro de Kamzan, por correo, o de las dos maneras.

A partir de ahí, cuando llega un documento a esa carpeta, a los destinatarios les sale la petición. En el mismo panel ves quién ha confirmado y quién no, y a quien falta le puedes mandar un recordatorio.

La confirmación registra cuándo y desde dónde se ha dado: es la razón por la que esta función existe.

Conviene saberlo antes de activarla

• Se hereda a las subcarpetas, si lo eliges: cómodo, pero quiere decir que vale también para las que nazcan después.
• Puedes excluir a personas concretas, para quien no debe ser molestado.
• Al activarla, Files puede bajar por su cuenta el nivel de acceso de los destinatarios en la carpeta: tienen que leer, no reordenar. No es una avería, y es reversible.

Si la entrada no está

Es una extensión que la empresa debe tener activa, y hace falta el permiso «Notificaciones carpeta» en la carpeta. Si no la ves, es una de las dos: pulsa la etiqueta «Tu acceso» en la barra encima de la lista para comprobar la segunda.

Preguntas a las que responde esta guía

• cómo hago firmar el enterado
• necesito saber quién ha leído el documento
• cómo mando una comunicación a todos y veo quién la ha visto
• notificaciones de carpeta
• notificaciones y recordatorios
• hacer confirmar la lectura
• avisar a quien no ha confirmado
• quién se ha dado por enterado