Faire voir un dossier à un collègue

Dans l’entreprise on ne “partage” pas : on donne l’accès. Ce sont deux choses différentes et les boutons ne sont pas les mêmes — le partage par lien sert pour les personnes à l’extérieur (voir la page sur le partage hors de l’entreprise).

Pour faire voir un dossier à un collègue :

1. Entrez dans le dossier.
2. Cliquez sur le petit groupe de visages dans la barre au-dessus de la liste, à gauche (la pastille «Qui a accès») : une fenêtre s’ouvre au centre de l’écran.
3. Cliquez sur le bouton bleu «Donner l’accès», en haut de cette fenêtre.
4. Cherchez la personne ou le groupe dans le champ «Rechercher une personne ou un groupe…».
5. Choisissez le niveau d’accès et validez.

La même fenêtre s’ouvre aussi par le clic droit sur le dossier → «Accès et partage» → «Gérer les accès».

Quel niveau choisir

Les niveaux sont définis par votre organisation, mais la logique est toujours la même : de la simple consultation jusqu’à ceux qui peuvent gérer — c’est-à-dire changer les accès des autres. Dans le doute, partez du minimum : élargir ensuite prend une seconde, et entre-temps vous n’avez donné à personne plus que nécessaire.

Dans la même fenêtre vous pouvez mettre une échéance : passée cette date, l’accès se ferme tout seul, sans que personne ait à y penser.

Bon à savoir avant

• L’accès descend. Qui entre dans un dossier entre aussi dans ses sous-dossiers. Donnez l’accès à la bonne branche, pas à la racine, si vous ne voulez pas tout ouvrir.
• Mieux vaut un groupe que dix personnes. Si le même dossier sert à un service, donnez-le au groupe : quand quelqu’un arrive, il entre tout seul, sans que personne ait à penser à l’ajouter.
• Il y a aussi l’inverse. Sur une seule personne, vous pouvez utiliser «Masquer ce dossier à l’utilisateur», même si l’accès lui venait d’en haut.

Le collègue ne la voit toujours pas

Faites-lui recharger la page : les accès sont lus à l’ouverture.

Rouvrez ensuite la fenêtre des accès et vérifiez qu’il apparaît bien dans «Accès direct» — et regardez s’il ne serait pas dans «Masqués», car dans ce cas quelqu’un le lui a masqué exprès.

Questions auxquelles répond ce guide

• comment donner l'accès à un collègue
• comment faire voir un dossier à quelqu'un de l'entreprise
• comment partager avec mon équipe
• donner les permissions sur un dossier
• un collègue ne voit pas le dossier
• donner l'accès
• ajouter une personne à un dossier
• quel niveau d'accès choisir
• donner l'accès à un groupe
• accès avec une échéance
• donner l'accès seulement jusqu'à une date
• laisser entrer quelqu'un dans un dossier pour un temps