Tirar os dados pessoais de um documento

Serve quando um documento tem de sair mas os dados das pessoas não: um contrato mostrado como exemplo, um processo enviado a um consultor, um documento para um concurso.

Como se faz

Para tirar os dados pessoais de um documento:

1. Clique com o botão direito no documento da lista — ou no botão dos três pontos no fim da linha, que aparece ao passar o rato por cima.
2. Passe por cima de «IA»: tem uma seta à direita e abre um submenu.
3. Escolha «Anonimizar documento».
4. Na janela que aparece no centro do ecrã, escolha como mascarar: «Etiquetas (predefinido)» substitui cada dado por uma sigla, e o documento continua a ler-se como estrutura; «Ocultação (barra preta)» tapa-os e pronto. Depois carregue em «Iniciar».
5. Espere: o trabalho segue sozinho (extração do texto, procura dos dados). Quando a cópia está pronta abre-se sozinha a janela «Revisão da anonimização» — é aí que se vê e se corrige.
6. Nessa janela, carregue em «Descarregar anonimizado» para levar a cópia.

O emblema com a máscara na linha do ficheiro volta a abrir a revisão sempre que for preciso lá voltar.

O que sai, exatamente

⚠️ O original não é tocado. O que sai é uma cópia à parte, com o nome do original mais (anonimizado) — por isso tem de enviar essa, não o ficheiro de partida. A cópia não aparece como linha na lista: chega-se lá pela revisão.

⚠️ Só os Word continuam Word. Um .docx anonimizado continua .docx; todo o resto — PDF incluídos — sai como ficheiro de texto (.md). O conteúdo está todo lá, a paginação não. Se quem recebe espera um PDF igual ao original, esta não é a ferramenta.

Rever antes de confiar

A revisão não é uma formalidade: um reconhecimento automático pode falhar um nome escrito de forma estranha, ou mascarar algo que fazia falta.

Na janela «Revisão da anonimização» percorre as ocorrências uma a uma e corrige: pode tirar uma entrada da mascaragem com «Remover (mostrar o valor real)», ou selecionar texto que o reconhecimento saltou e mascará-lo à mão. As alterações só entram na cópia com «Guardar».

Se o documento for uma digitalização, a janela di-lo: são as páginas lidas com reconhecimento ótico, onde é mais fácil errar. Olhe sempre, sobretudo se o documento sai da empresa.

Quem vê os dados verdadeiros

A correspondência entre as siglas e os valores reais contém os dados sensíveis: só a vê quem tem a permissão «Anonimizador» nessa pasta. Não é um pormenor técnico — é a razão pela qual essa permissão se dá a poucas pessoas.

Se não funciona

Se aparecer «A anonimização falhou», o motivo está escrito aí quando é conhecido. Os dois casos típicos: um documento feito de imagens digitalizadas sem texto legível, ou um formato que o sistema não sabe ler.

Se a opção não aparece

«Anonimizar documento» falta no menu «IA» em três casos, por esta ordem:

• a extensão «Anonimizador» não está ativa para a empresa → liga-a quem administra o Kamzan;
• falta-lhe a permissão «Anonimizador» na pasta → dá-a quem gere os acessos dessa pasta;
• o documento é de um tipo do qual não se consegue extrair texto.

Perguntas a que este guia responde

• como oculto os dados pessoais
• tenho de enviar um documento sem os nomes
• como anonimizo um ficheiro
• o que é o anonimizador
• anonimizar documento
• ocultar os nomes num pdf
• revisão da anonimização
• descarregar anonimizado
• mascarar os dados sensíveis