Retirer les données personnelles d'un document

Utile quand un document doit sortir mais pas les données des personnes : un contrat montré en exemple, un dossier envoyé à un conseil, un document pour un appel d’offres.

Comment faire

Pour retirer les données personnelles d’un document :

1. Faites un clic droit sur le document dans la liste — ou utilisez le bouton à trois points au bout de la ligne, qui apparaît au survol.
2. Survolez «IA» : l’entrée porte une flèche à droite et ouvre un sous-menu.
3. Choisissez «Anonymiser le document».
4. Dans la fenêtre qui apparaît au centre de l’écran, choisissez le masquage : «Étiquettes (par défaut)» remplace chaque donnée par un code, et le document reste lisible comme structure ; «Caviardage (barre noire)» les recouvre, tout simplement. Puis «Démarrer».
5. Patientez : le travail se poursuit seul (extraction du texte, recherche des données). Quand la copie est prête, la fenêtre «Révision de l’anonymisation» s’ouvre d’elle-même — c’est là qu’on regarde et qu’on corrige.
6. Dans cette fenêtre, «Télécharger la version anonymisée» récupère la copie.

Le badge au masque sur la ligne du fichier rouvre la relecture quand il faut y revenir.

Ce qui sort, exactement

⚠️ L’original n’est pas touché. Ce qui sort est une copie à part, nommée comme l’original suivi de (anonymisé) — c’est donc celle-là qu’il faut envoyer, pas le fichier de départ. Cette copie n’apparaît pas dans la liste : on y accède depuis la relecture.

⚠️ Seuls les Word restent des Word. Un .docx anonymisé reste un .docx ; tout le reste — PDF compris — sort en fichier texte (.md). Le contenu y est en entier, la mise en page non. Si le destinataire attend un PDF identique à l’original, ce n’est pas l’outil.

Relire avant de faire confiance

La relecture n’est pas une formalité : une reconnaissance automatique peut rater un nom écrit bizarrement, ou masquer quelque chose d’utile.

Dans la fenêtre «Révision de l’anonymisation», vous parcourez les occurrences une par une : vous pouvez sortir une entrée du masquage avec «Supprimer (révéler la valeur réelle)», ou sélectionner un texte oublié et le masquer à la main. Les modifications n’entrent dans la copie qu’avec «Enregistrer».

Si le document est un scan, la fenêtre le dit : ce sont les pages lues par reconnaissance optique, où l’erreur est plus facile. Regardez toujours, surtout si le document quitte l’entreprise.

Qui voit les vraies données

La correspondance entre les codes et les valeurs réelles contient les données sensibles : seule la voit une personne ayant la permission «Anonymiseur» sur ce dossier. Ce n’est pas un détail technique — c’est la raison pour laquelle cette permission se donne à peu de monde.

Si ça ne marche pas

Si «L’anonymisation a échoué» s’affiche, la raison est écrite là quand elle est connue. Les deux cas typiques : un document fait d’images scannées sans texte lisible, ou un format que le système ne sait pas lire.

Si l’entrée n’est pas là

«Anonymiser le document» manque dans le menu «IA» dans trois cas, dans cet ordre :

• l’extension «Anonymiseur» n’est pas active pour l’entreprise → c’est la personne qui administre Kamzan qui l’active ;
• il vous manque la permission «Anonymiseur» sur le dossier → elle est donnée par qui gère les accès de ce dossier ;
• le document est d’un type dont on ne peut extraire aucun texte.

Questions auxquelles répond ce guide

• comment masquer les données personnelles
• je dois envoyer un document sans les noms
• comment anonymiser un fichier
• qu'est-ce que l'anonymiseur
• anonymiser un document
• masquer les noms dans un pdf
• révision de l'anonymisation
• télécharger la version anonymisée
• masquer les données sensibles