Quitar los datos personales de un documento

Sirve cuando un documento tiene que salir pero los datos de las personas no: un contrato que se enseña como ejemplo, un expediente que se manda a un asesor, un documento para un concurso.

Cómo se hace

Para quitar los datos personales de un documento:

1. Haz clic con el botón derecho en el documento de la lista — o usa el botón de los tres puntos al final de la fila, que aparece al pasar el ratón por encima.
2. Pasa por encima de «IA»: tiene una flecha a la derecha y abre un submenú.
3. Elige «Anonimizar documento».
4. En la ventana que aparece en el centro de la pantalla, elige cómo enmascarar: «Etiquetas (predeterminado)» sustituye cada dato por una sigla, y el documento se sigue leyendo como estructura; «Ocultación (barra negra)» los tapa y ya está. Luego pulsa «Iniciar».
5. Espera: el trabajo sigue solo (extracción del texto, búsqueda de los datos). Cuando la copia está lista se abre sola la ventana «Revisión de la anonimización» — ahí es donde se mira y se corrige.
6. En esa ventana, pulsa «Descargar anonimizado» para llevarte la copia.

La insignia con la máscara en la fila del archivo vuelve a abrir la revisión cuando haga falta volver.

Qué sale, exactamente

⚠️ El original no se toca. Lo que sale es una copia aparte, con el mismo nombre más (anonimizado) — así que tienes que mandar esa, no el archivo de partida. La copia no aparece como fila en la lista: se llega a ella desde la revisión.

⚠️ Solo los Word siguen siendo Word. Un .docx anonimizado sigue siendo .docx; todo lo demás — PDF incluidos — sale como archivo de texto (.md). El contenido está entero, la maquetación no. Si quien lo recibe espera un PDF idéntico al original, esta no es la herramienta.

Revisar antes de fiarse

La revisión no es un trámite: un reconocimiento automático puede saltarse un nombre escrito de forma rara, o enmascarar algo que hacía falta.

En la ventana «Revisión de la anonimización» recorres las apariciones una por una y corriges: puedes sacar una entrada del enmascarado con «Eliminar (mostrar el valor real)», o seleccionar un texto que el reconocimiento se ha saltado y enmascararlo a mano. Los cambios llegan a la copia solo al pulsar «Guardar».

Si el documento es un escaneo, la ventana te lo dice: son las páginas leídas con reconocimiento óptico, donde equivocarse es más fácil. Míralo siempre, sobre todo si el documento sale de la empresa.

Quién ve los datos reales

La correspondencia entre las siglas y los valores reales contiene los datos sensibles: solo la ve quien tiene el permiso «Anonimizador» en esa carpeta. No es un detalle técnico — es la razón por la que ese permiso se da a pocas personas.

Si no funciona

Si aparece «La anonimización ha fallado», el motivo está ahí cuando se conoce. Los dos casos típicos: un documento hecho de imágenes escaneadas sin texto legible, o un formato que el sistema no sabe leer.

Si la entrada no está

«Anonimizar documento» no aparece en el menú «IA» en tres casos, por este orden:

• la extensión «Anonimizador» no está activa para la empresa → la activa quien administra Kamzan;
• te falta el permiso «Anonimizador» en la carpeta → lo da quien gestiona los accesos de esa carpeta;
• el documento es de un tipo del que no se puede extraer texto.

Preguntas a las que responde esta guía

• cómo oculto los datos personales
• tengo que enviar un documento sin los nombres
• cómo anonimizo un archivo
• qué es el anonimizador
• anonimizar documento
• ocultar los nombres en un pdf
• revisión de la anonimización
• descargar anonimizado
• enmascarar los datos sensibles