Personenbezogene Daten aus einem Dokument entfernen

Das brauchen Sie, wenn ein Dokument nach außen geht, die Daten der Personen aber nicht: ein Vertrag als Beispiel, ein Vorgang für einen Berater, ein Dokument für eine Ausschreibung.

So geht es

So entfernen Sie die personenbezogenen Daten aus einem Dokument:

1. Rechtsklick auf das Dokument in der Liste — oder die Schaltfläche mit den drei Punkten am Zeilenende, die beim Überfahren mit der Maus erscheint.
2. Mit der Maus über «KI» fahren: der Eintrag hat rechts einen Pfeil und öffnet ein Untermenü.
3. «Dokument anonymisieren» wählen.
4. Im Fenster in der Bildschirmmitte die Art der Maskierung wählen: «Bezeichnungen (Standard)» ersetzt jede Angabe durch ein Kürzel, und das Dokument bleibt als Struktur lesbar; «Schwärzung (schwarzer Balken)» deckt sie einfach ab. Dann «Starten» drücken.
5. Warten: die Arbeit läuft von allein weiter (Text auslesen, Daten finden). Ist die Kopie fertig, öffnet sich von selbst das Fenster «Prüfung der Anonymisierung» — dort wird geprüft und korrigiert.
6. In diesem Fenster «Anonymisiert herunterladen» drücken, um die Kopie mitzunehmen.

Das Masken-Abzeichen in der Zeile der Datei öffnet die Prüfung wieder, wenn Sie zurückmüssen.

Was genau herauskommt

⚠️ Das Original wird nicht angerührt. Heraus kommt eine eigene Kopie, benannt wie das Original plus (anonymisiert) — Sie müssen also diese verschicken, nicht die Ausgangsdatei. Die Kopie erscheint nicht als Zeile in der Liste: Sie erreichen sie über die Prüfung.

⚠️ Nur Word bleibt Word. Eine anonymisierte .docx bleibt eine .docx; alles andere — PDF eingeschlossen — kommt als Textdatei (.md) heraus. Der Inhalt ist vollständig da, das Layout nicht. Wer eine PDF erwartet, die dem Original gleicht, ist hier falsch.

Prüfen, bevor Sie sich darauf verlassen

Die Prüfung ist keine Formsache: eine automatische Erkennung kann einen seltsam geschriebenen Namen übersehen oder etwas maskieren, das gebraucht wurde.

Im Fenster «Prüfung der Anonymisierung» gehen Sie die Fundstellen einzeln durch: mit «Entfernen (echten Wert anzeigen)» nehmen Sie einen Eintrag aus der Maskierung heraus, oder Sie markieren übersehenen Text und maskieren ihn von Hand. In die Kopie gelangen die Änderungen erst mit «Speichern».

Ist das Dokument ein Scan, sagt das Fenster es Ihnen: das sind die per optischer Erkennung gelesenen Seiten, wo Fehler leichter passieren. Sehen Sie immer nach, erst recht wenn das Dokument das Unternehmen verlässt.

Wer die echten Daten sieht

Die Zuordnung zwischen Kürzeln und echten Werten enthält die sensiblen Daten: sie sieht nur, wer die Berechtigung «Anonymisierer» in diesem Ordner hat. Das ist kein technisches Detail — es ist der Grund, warum diese Berechtigung nur wenige bekommen.

Wenn es nicht klappt

Erscheint «Anonymisierung fehlgeschlagen», steht der Grund dort, sofern er bekannt ist. Die beiden typischen Fälle: ein Dokument aus eingescannten Bildern ohne lesbaren Text, oder ein Format, das das System nicht lesen kann.

Wenn der Eintrag fehlt

«Dokument anonymisieren» fehlt im Menü «KI» in drei Fällen, in dieser Reihenfolge:

• die Erweiterung «Anonymisierer» ist für das Unternehmen nicht aktiv → wer Kamzan verwaltet, schaltet sie ein;
• Ihnen fehlt die Berechtigung «Anonymisierer» im Ordner → sie vergibt, wer die Zugriffe dieses Ordners verwaltet;
• aus dem Dokumenttyp lässt sich kein Text auslesen.

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

• wie schwärze ich personenbezogene Daten
• ich muss ein Dokument ohne die Namen verschicken
• wie anonymisiere ich eine Datei
• was ist der Anonymisierer
• Dokument anonymisieren
• die Namen in einem PDF schwärzen
• Prüfung der Anonymisierung
• anonymisiert herunterladen
• sensible Daten maskieren