Togliere i dati personali da un documento

Serve quando un documento deve uscire ma i dati delle persone no: un contratto da mostrare come esempio, una pratica da mandare a un consulente, un documento per una gara.

Come si fa

Per togliere i dati personali da un documento devi:

1. Fare click con il tasto destro sul documento nell’elenco — in alternativa il pulsante con i tre puntini in fondo alla riga, che compare passandoci sopra col mouse.
2. Passare sopra la voce «AI»: ha una freccetta a destra e apre un sottomenu.
3. Scegliere «Anonimizza documento».
4. Nella finestra che compare al centro dello schermo, scegliere come mascherare: «Etichette (predefinito)» sostituisce ogni dato con una sigla, e il documento resta leggibile come struttura; «Oscuramento (barra nera)» li copre e basta. Poi premere «Avvia».
5. Aspettare: il lavoro va avanti da solo (estrazione del testo, ricerca dei dati). Quando la copia e’ pronta si apre da sola la finestra «Revisione anonimizzazione» — e’ li’ che si guarda e si corregge.
6. Dentro quella finestra, premere «Scarica anonimizzato» per portare via la copia.

Il badge con la mascherina sulla riga del file riapre la revisione quando serve tornarci.

Cosa esce, esattamente

⚠️ L’originale non viene toccato. Quello che esce e’ una copia a parte, chiamata come l’originale piu’ (anonimizzato) — quindi devi mandare quella, non il file di partenza. La copia non compare come riga nell’elenco: la raggiungi dalla revisione.

⚠️ Solo i Word restano Word. Un .docx anonimizzato esce ancora in .docx; tutto il resto — PDF compresi — esce come file di testo (.md). Il contenuto c’e’ tutto, l’impaginazione no. Se il destinatario si aspetta un PDF identico all’originale, questo non e’ lo strumento giusto.

Rivedere prima di fidarsi

La revisione non e’ un passaggio burocratico: un riconoscimento automatico puo’ mancare un nome scritto in modo strano o mascherare qualcosa che serviva.

Nella finestra «Revisione anonimizzazione» scorri le occorrenze una per una e correggi: puoi togliere una voce dalla mascheratura con «Rimuovi (rivela il valore reale)», oppure selezionare del testo che il riconoscimento ha saltato e mascherarlo a mano. Le modifiche entrano nella copia solo con «Salva».

Se il documento e’ una scansione, la finestra te lo dice: sono le pagine lette con riconoscimento ottico, dove sbagliare e’ piu’ facile. Guarda sempre, soprattutto se il documento esce dall’azienda.

Chi vede i dati veri

La corrispondenza fra le sigle e i valori reali contiene i dati sensibili: la vede solo chi ha il permesso «Anonimizzatore» su quella cartella. Non e’ un dettaglio tecnico — e’ il motivo per cui quel permesso si concede a poche persone.

Se non funziona

Se compare «Anonimizzazione non riuscita», il motivo e’ scritto li’ quando si conosce. I due casi tipici: un documento fatto di immagini scansionate senza testo riconoscibile, o un formato che il sistema non sa leggere.

Se la voce non c’e’

Nel menu «AI» non trovi «Anonimizza documento» in tre casi, in quest’ordine:

• l’estensione «Anonimizzatore» non e’ attiva per l’azienda → la accende chi amministra Kamzan;
• ti manca il permesso «Anonimizzatore» sulla cartella → lo da’ chi gestisce gli accessi di quella cartella;
• il documento e’ di un tipo da cui non si riesce a estrarre testo.

Domande a cui risponde questa guida

• come oscuro i dati personali
• devo mandare un documento senza i nomi
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