Fazer acontecer alguma coisa sozinha quando chega um ficheiro

Uma automação é uma regra na pasta: quando chega um ficheiro, faz isto. Serve onde a mesma coisa se repete — as faturas que é preciso renomear, os documentos de um fornecedor que é preciso mover, um aviso a enviar de cada vez.

Para criar uma:

1. Clique com o botão direito na pasta.
2. Passe por cima de «Automatizações» — tem uma seta à direita.
3. Escolha «Criar automação»: abre um painel do lado direito do ecrã.
4. Preencha os dois passos:
   • quando — o acontecimento que a dispara;
   • o segundo passo, Solo se… — as condições, e é facultativo: pode apertá-la por «Tipo de ficheiro», «O nome contém» (por exemplo a palavra “fatura”), «Carregado por» ou «Estado do documento». Se não puser nada, vale para todos os ficheiros — a própria regra lho lembra.

⚠️ Antes de a deixar correr

Uma automação trabalha sobre tudo o que chega, também de noite, também quando carrega um colega que nem sabe que ela existe. Vale a pena:

• começar com uma condição apertada e alargá-la depois, em vez do contrário;
• lembrar que quem carrega não vê que uma regra está prestes a agir: se mover ou renomear os ficheiros, para ele terão desaparecido.

Para ver as ativas numa pasta e desligá-las: botão direito → «Automatizações» → «Gerir automações». As de toda a organização estão no «Centro de controlo» (no fundo do menu da esquerda) → «Automatizações».

Se a opção não aparece

É uma extensão que a empresa tem de ter ativa. E a condição sobre o estado do documento exige que a pasta siga um percurso de estados — se não, o painel di-lo.

Perguntas a que este guia responde

• como faço os ficheiros moverem-se sozinhos
• como automatizo uma pasta
• o que é uma automação
• quero que as faturas vão para a pasta certa
• criar automação
• gerir automações
• regra automática numa pasta
• mover os ficheiros sozinhos
• renomear automaticamente