Far fare qualcosa da solo quando arriva un file

Un’automazione e’ una regola sulla cartella: quando arriva un file, fai questo. Serve dove la stessa cosa si ripete — le fatture che vanno rinominate, i documenti di un fornitore che vanno spostati, un avviso da mandare ogni volta.

Per crearne una devi:

1. Fare click con il tasto destro sulla cartella.
2. Passare sopra la voce «Automazioni» — ha una freccetta a destra.
3. Scegliere «Crea automazione»: si apre una spalla sul lato destro dello schermo.
4. Compilare i due passaggi:
   • quando — l’evento che la fa partire;
   • il secondo passaggio, Solo se… — le condizioni, ed e’ facoltativo: puoi limitarla per «Tipo di file», «Nome contiene» (per esempio la parola “fattura”), «Caricato da» o «Stato del documento». Se non metti niente, vale per tutti i file — la regola stessa te lo ricorda.

⚠️ Prima di lasciarla andare

Un’automazione lavora su tutto quello che arriva, anche di notte, anche quando carica un collega che non sa che esiste. Vale la pena:

• partire con una condizione stretta e allargarla dopo, invece del contrario;
• ricordarsi che chi carica non vede che una regola sta per agire: se sposta o rinomina i file, per lui saranno spariti.

Per vedere quelle attive su una cartella e spegnerle: tasto destro → «Automazioni» → «Gestisci automazioni». Tutte quelle del tenant stanno invece nel «Centro di controllo» (in fondo al menu di sinistra) → «Automazioni».

Se la voce non c’e’

E’ un’estensione che l’azienda deve avere attiva. E la condizione sullo stato del documento richiede che la cartella segua un percorso di stati — altrimenti la spalla te lo dice.

Domande a cui risponde questa guida

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