Etwas von selbst tun lassen, wenn eine Datei ankommt

Eine Automatisierung ist eine Regel am Ordner: wenn eine Datei ankommt, tu dies. Sie lohnt dort, wo sich dasselbe wiederholt — Rechnungen, die umbenannt werden müssen, Unterlagen eines Lieferanten, die verschoben gehören, ein Hinweis, der jedes Mal rausgehen soll.

So legen Sie eine an:

1. Rechtsklick auf den Ordner.
2. Mit der Maus über «Automatisierungen» fahren — der Eintrag hat rechts einen Pfeil.
3. «Automatisierung erstellen» wählen: am rechten Bildschirmrand öffnet sich ein Bereich.
4. Die zwei Schritte ausfüllen:
   • wann — das Ereignis, das sie auslöst;
   • der zweite Schritt, Solo se… — die Bedingungen, und der ist freiwillig: Sie können nach «Dateityp», «Name enthält» (etwa das Wort “Rechnung”), «Hochgeladen von» oder «Dokumentstatus» einschränken. Lassen Sie es leer, gilt sie für alle Dateien — die Regel selbst erinnert Sie daran.

⚠️ Bevor Sie sie laufen lassen

Eine Automatisierung arbeitet an allem, was ankommt, auch nachts, auch wenn eine Kollegin hochlädt, die nichts von ihr weiß. Es lohnt sich:

• mit einer engen Bedingung anzufangen und später zu erweitern statt umgekehrt;
• daran zu denken, dass die hochladende Person nicht sieht, dass gleich eine Regel zugreift: verschiebt oder benennt sie die Dateien um, sind sie für sie verschwunden.

Um die aktiven eines Ordners zu sehen und abzuschalten: Rechtsklick → «Automatisierungen» → «Automatisierungen verwalten». Alle des Mandanten stehen im «Kontrollzentrum» (unten im linken Menü) → «Automatisierungen».

Wenn der Eintrag fehlt

Es ist eine Erweiterung, die das Unternehmen aktiv haben muss. Und die Bedingung auf den Dokumentstatus verlangt, dass der Ordner einem Statusweg folgt — sonst sagt der Bereich es Ihnen.

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

• wie lasse ich Dateien von selbst verschieben
• wie automatisiere ich einen Ordner
• was ist eine Automatisierung
• ich will, dass Rechnungen im richtigen Ordner landen
• Automatisierung anlegen
• Automatisierungen verwalten
• automatische Regel auf einem Ordner
• Dateien von selbst verschieben
• automatisch umbenennen