Faire faire quelque chose tout seul quand un fichier arrive

Une automatisation est une règle sur le dossier : quand un fichier arrive, fais ceci. C’est pour là où la même chose se répète — les factures à renommer, les documents d’un fournisseur à déplacer, un avis à envoyer chaque fois.

Pour en créer une :

1. Faites un clic droit sur le dossier.
2. Survolez «Automatisations» — l’entrée porte une flèche à droite.
3. Choisissez «Créer une automatisation» : un panneau s’ouvre sur le côté droit de l’écran.
4. Remplissez les deux étapes :
   • quand — l’événement qui la déclenche ;
   • la deuxième étape, Solo se… — les conditions, et c’est facultatif : vous pouvez la restreindre par «Type de fichier», «Le nom contient» (par exemple le mot “facture”), «Téléversé par» ou «Statut du document». Si vous ne mettez rien, elle vaut pour tous les fichiers — la règle elle-même vous le rappelle.

⚠️ Avant de la laisser tourner

Une automatisation travaille sur tout ce qui arrive, la nuit aussi, et quand téléverse un collègue qui ignore qu’elle existe. Cela vaut la peine :

• de commencer par une condition étroite et de l’élargir ensuite, plutôt que l’inverse ;
• de se rappeler que la personne qui téléverse ne voit pas qu’une règle va agir : si elle déplace ou renomme les fichiers, pour elle ils auront disparu.

Pour voir celles actives sur un dossier et les éteindre : clic droit → «Automatisations» → «Gérer les automatisations». Toutes celles de l’organisation sont dans le «Centre de contrôle» (en bas du menu de gauche) → «Automatisations».

Si l’entrée n’est pas là

C’est une extension que l’entreprise doit avoir activée. Et la condition sur le statut du document exige que le dossier suive un parcours de statuts — sinon le panneau vous le dit.

Questions auxquelles répond ce guide

• comment faire déplacer les fichiers tout seuls
• comment automatiser un dossier
• qu'est-ce qu'une automatisation
• je veux que les factures aillent dans le bon dossier
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