Que algo se haga solo cuando llega un archivo

Una automatización es una regla sobre la carpeta: cuando llega un archivo, haz esto. Sirve donde la misma cosa se repite — las facturas que hay que renombrar, los documentos de un proveedor que hay que mover, un aviso que mandar cada vez.

Para crear una:

1. Haz clic con el botón derecho en la carpeta.
2. Pasa por encima de «Automatizaciones» — tiene una flecha a la derecha.
3. Elige «Crear automatización»: se abre un panel por la derecha de la pantalla.
4. Rellena los dos pasos:
   • cuándo — el evento que la dispara;
   • el segundo paso, Solo se… — las condiciones, y es opcional: puedes acotarla por «Tipo de archivo», «El nombre contiene» (por ejemplo la palabra “factura”), «Subido por» o «Estado del documento». Si no pones nada, vale para todos los archivos — la propia regla te lo recuerda.

⚠️ Antes de dejarla suelta

Una automatización trabaja sobre todo lo que llega, también de noche, también cuando sube algo un compañero que no sabe que existe. Merece la pena:

• empezar con una condición estrecha y ampliarla después, en vez de lo contrario;
• recordar que quien sube no ve que una regla está a punto de actuar: si mueve o renombra los archivos, para él habrán desaparecido.

Para ver las activas en una carpeta y apagarlas: botón derecho → «Automatizaciones» → «Gestionar automatizaciones». Todas las de la organización están en el «Centro de control» (al final del menú de la izquierda) → «Automatizaciones».

Si la entrada no está

Es una extensión que la empresa debe tener activa. Y la condición sobre el estado del documento exige que la carpeta siga un recorrido de estados — si no, el panel te lo dice.

Preguntas a las que responde esta guía

• cómo hago que los archivos se muevan solos
• cómo automatizo una carpeta
• qué es una automatización
• quiero que las facturas vayan a la carpeta correcta
• crear automatización
• gestionar automatizaciones
• regla automática en una carpeta
• mover los archivos solos
• renombrar automáticamente