Fazer expirar um documento

Serve para os documentos com prazo de validade: um certificado, uma certidão, uma proposta.

Para fazer expirar um ficheiro isolado:

1. Clique com o botão direito no ficheiro.
2. Passe por cima de «Segurança e preservação» — tem uma seta à direita.
3. Escolha «Definir validade» (ou «Editar a validade», se já houver uma).
4. Na janela que abre, escolha a data e o que deve acontecer quando chegar:
   • ficar lá mas assinalado como expirado na lista;
   • ir para a reciclagem, automaticamente;
   • continuar consultável mas só de leitura, para ninguém lhe mexer.

Numa pasta inteira

Se a regra vale para tudo o que está lá dentro, ativa-se na pasta em vez de ficheiro a ficheiro: botão direito na pasta → «Segurança e preservação» → «Ativar a validade dos documentos» (depois «Configurar a validade dos documentos» para a mudar). A pasta ganha uma marca que o lembra, e a regra vale também para os ficheiros que chegarem depois.

Encontrar os que estão a expirar

No menu da esquerda, «Coleções» → separador «A expirar»: estão todos juntos, sem os procurar pasta a pasta.

Se não aparece

É uma extensão que a empresa tem de ter ativa, e é precisa a permissão «Validade de documentos» na pasta. Se a opção não aparecer, é uma destas duas.

Perguntas a que este guia responde

• como faço um ficheiro expirar
• o documento não deve valer depois de certa data
• como ponho uma data de validade
• o que acontece quando um ficheiro expira
• pôr prazo
• ativar a validade dos documentos
• documentos a expirar
• fazer um ficheiro ir sozinho para a reciclagem
• evitar andar com documentos fora de prazo
• os documentos antigos não devem valer mais