Ein Dokument ablaufen lassen

Das ist für Dokumente mit einer Gültigkeit: eine Bescheinigung, ein Auszug, ein Angebot.

So lassen Sie eine einzelne Datei ablaufen:

1. Rechtsklick auf die Datei.
2. Mit der Maus über «Sicherheit und Aufbewahrung» fahren — der Eintrag hat rechts einen Pfeil.
3. «Ablauf festlegen» wählen (oder «Ablauf bearbeiten», wenn es schon eine gibt).
4. Im Fenster das Datum wählen und was dann geschehen soll:
   • bleiben, aber in der Liste als abgelaufen gekennzeichnet;
   • automatisch in den Papierkorb wandern;
   • lesbar bleiben, aber schreibgeschützt, damit sie niemand mehr ändert.

Für einen ganzen Ordner

Gilt die Regel für alles darin, setzen Sie sie am Ordner statt Datei für Datei: Rechtsklick auf den Ordner → «Sicherheit und Aufbewahrung» → «Dokumentablauf aktivieren» (danach «Dokumentablauf konfigurieren» zum Ändern). Der Ordner bekommt ein Zeichen als Erinnerung, und die Regel gilt auch für Dateien, die später dazukommen.

Die finden, die bald ablaufen

Im linken Menü «Sammlungen» → Reiter «Läuft ab»: dort stehen sie alle, ohne Ordner für Ordner zu suchen.

Wenn es fehlt

Es ist eine Erweiterung, die das Unternehmen aktiv haben muss, und es braucht die Berechtigung «Dokumentablauf» im Ordner. Erscheint der Eintrag nicht, ist es eines von beidem.

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

• wie lasse ich eine Datei ablaufen
• das Dokument soll nach einem Datum nicht mehr gelten
• wie setze ich ein Ablaufdatum
• was passiert, wenn eine Datei abläuft
• Ablauf setzen
• Dokumentablauf einschalten
• bald ablaufende Dokumente
• eine Datei von selbst in den Papierkorb schicken
• vermeiden, dass abgelaufene Dokumente herumliegen
• alte Dokumente sollen nicht mehr gelten