Faire expirer un document

C’est pour les documents qui ont une durée de validité : un certificat, un extrait, une offre.

Pour faire expirer un fichier isolé :

1. Faites un clic droit sur le fichier.
2. Survolez «Sécurité et conservation» — l’entrée porte une flèche à droite.
3. Choisissez «Définir une expiration» (ou «Modifier l’expiration», s’il y en a déjà une).
4. Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez la date et ce qui doit se passer ce jour-là :
   • rester là mais signalé comme expiré dans la liste ;
   • partir à la corbeille, automatiquement ;
   • rester consultable mais en lecture seule, pour que personne n’y touche plus.

Sur tout un dossier

Si la règle vaut pour tout ce qu’il contient, on l’active sur le dossier plutôt que fichier par fichier : clic droit sur le dossier → «Sécurité et conservation» → «Activer l’expiration des documents» (puis «Configurer l’expiration des documents» pour la modifier). Le dossier reçoit une marque qui le rappelle, et la règle vaut aussi pour les fichiers qui arriveront plus tard.

Retrouver ceux qui vont expirer

Dans le menu de gauche, «Collections» → onglet «Expirant» : ils y sont tous ensemble, sans les chercher dossier par dossier.

Si ce n’est pas là

C’est une extension que l’entreprise doit avoir activée, et il faut la permission «Expiration des documents» sur le dossier. Si l’entrée n’apparaît pas, c’est l’une des deux.

Questions auxquelles répond ce guide

• comment faire expirer un fichier
• le document ne doit plus valoir après une certaine date
• comment mettre une date d'expiration
• que se passe-t-il quand un fichier expire
• mettre une échéance
• activer l'expiration des documents
• documents sur le point d'expirer
• faire partir un fichier à la corbeille tout seul
• éviter de retrouver des documents périmés partout
• les vieux documents ne doivent plus valoir