Seguir um documento ao longo de um percurso (rascunho, aprovado…)

Serve quando um documento atravessa fases e os outros têm de saber em que ponto está: rascunho → em revisão → aprovado → ultrapassado.

Para mudar o estado de um ficheiro:

1. Clique com o botão direito no ficheiro.
2. Passe por cima de «Automatizações» — tem uma seta à direita.
3. Escolha «Alterar estado» (à primeira vez chama-se «Atribuir estado»).
4. No painel que abre do lado direito do ecrã, escolha o estado.

O estado passa a ver-se ao lado do nome na lista.

Encontrar o que ficou para trás

Na barra por cima da lista, à direita, está o menu «Filtrar por estado»: escolhe um estado e vê só os ficheiros que estão nele — por exemplo tudo o que ficou em rascunho. Para tirar o filtro, «Todos os estados».

Quem decide que estados existem

Os percursos — que estados existem e em que ordem se sucedem — são definidos por quem administra, a partir do «Centro de controlo» (no fundo do menu da esquerda) → «Automatizações» → separador «Estados de documento». No fundo do painel do estado há também o atalho «Gerir os percursos» que leva lá.

Cada percurso é atribuído a uma pasta: assim, numa pasta de contratos os estados são os dos contratos, não os que servem para tudo.

Quem o pode mudar

Quem tem a permissão «Alterar estado dos ficheiros» pode fazer o documento avançar ao longo do percurso. Voltar atrás está reservado a quem gere os percursos: é a única diferença, e existe por uma razão — um documento que volta a “rascunho” depois de aprovado é coisa que se faz de propósito.

Quem mudou o quê e quando vê-se no «Centro de controlo» → «Atividade».

Se a opção não aparece

É uma extensão que a empresa tem de ter ativa, e à pasta tem de ser atribuído um percurso: sem isso não há nada por onde escolher.

Perguntas a que este guia responde

• como marco que um documento é um rascunho
• como mostro em que ponto está um contrato
• o que é o estado do documento
• como mudo o estado a um ficheiro
• mudar estado
• atribuir estado
• filtrar por estado
• estados de documento
• marcar um ficheiro como rascunho
• percurso de estados