Ein Dokument entlang eines Weges verfolgen (Entwurf, genehmigt…)

Das brauchen Sie, wenn ein Dokument Stufen durchläuft und die anderen wissen müssen, wo es steht: Entwurf → in Prüfung → genehmigt → überholt.

So ändern Sie den Status einer Datei:

1. Rechtsklick auf die Datei.
2. Mit der Maus über «Automatisierungen» fahren — der Eintrag hat rechts einen Pfeil.
3. «Status ändern» wählen (beim ersten Mal heißt es «Status zuweisen»).
4. Im Bereich, der sich am rechten Bildschirmrand öffnet, den Status wählen.

Der Status steht danach in der Liste neben dem Namen.

Finden, was liegen geblieben ist

In der Leiste über der Liste steht rechts das Menü «Nach Status filtern»: wählen Sie einen Status, und Sie sehen nur die Dateien darin — etwa alles, was Entwurf geblieben ist. Zum Aufheben «Alle Status».

Wer festlegt, welche Status es gibt

Die Wege — welche Status es gibt und in welcher Reihenfolge sie aufeinander folgen — legt die Verwaltung fest, über das «Kontrollzentrum» (unten im linken Menü) → «Automatisierungen» → Reiter «Dokumentstatus». Unten im Status-Bereich führt auch die Abkürzung «Statusverläufe verwalten» dorthin.

Jeder Weg wird einem Ordner zugewiesen: so sind in einem Vertragsordner die Status die der Verträge und nicht die, die für alles passen.

Wer ihn ändern darf

Wer die Berechtigung «Dateistatus ändern» hat, kann das Dokument auf dem Weg vorwärts bringen. Zurück darf nur, wer die Wege verwaltet: das ist der einzige Unterschied, und er hat einen Grund — ein Dokument, das nach der Genehmigung wieder “Entwurf” wird, ist eine bewusste Entscheidung.

Wer was wann geändert hat, sehen Sie im «Kontrollzentrum» → «Aktivität».

Wenn der Eintrag fehlt

Es ist eine Erweiterung, die das Unternehmen aktiv haben muss, und dem Ordner muss außerdem ein Weg zugewiesen sein: sonst gibt es nichts zu wählen.

Fragen, die diese Anleitung beantwortet

• wie kennzeichne ich ein Dokument als Entwurf
• wie zeige ich, wie weit ein Vertrag ist
• was ist der Dokumentstatus
• wie ändere ich den Status einer Datei
• Status ändern
• Status zuweisen
• nach Status filtern
• Dokumentstatus
• eine Datei als Entwurf kennzeichnen
• Statusweg