Seguir un documento a lo largo de un recorrido (borrador, aprobado…)

Sirve cuando un documento atraviesa fases y los demás tienen que saber por dónde va: borrador → en revisión → aprobado → superado.

Para cambiar el estado de un archivo:

1. Haz clic con el botón derecho en el archivo.
2. Pasa por encima de «Automatizaciones» — tiene una flecha a la derecha.
3. Elige «Cambiar estado» (la primera vez se llama «Asignar estado»).
4. En el panel que se abre por la derecha de la pantalla, elige el estado.

El estado se ve luego junto al nombre en la lista.

Encontrar lo que se ha quedado atrás

En la barra encima de la lista, a la derecha, está el menú «Filtrar por estado»: eliges un estado y ves solo los archivos que están en él — por ejemplo todo lo que sigue en borrador. Para quitar el filtro, «Todos los estados».

Quién decide qué estados existen

Los recorridos — qué estados existen y en qué orden se suceden — los define quien administra, desde el «Centro de control» (al final del menú de la izquierda) → «Automatizaciones» → pestaña «Estados de documento». Al final del panel del estado está también el atajo «Gestionar los recorridos» que lleva ahí.

Cada recorrido se asigna a una carpeta: así, en una carpeta de contratos los estados son los de los contratos, no los que valen para todo.

Quién puede cambiarlo

Quien tiene el permiso «Cambiar estado de archivos» puede hacer avanzar el documento por el recorrido. Volver atrás está reservado a quien gestiona los recorridos: es la única diferencia, y está por una razón — un documento que vuelve a “borrador” después de haber sido aprobado es algo que se hace a conciencia.

Quién ha cambiado qué y cuándo se ve en el «Centro de control» → «Actividad».

Si la entrada no está

Es una extensión que la empresa debe tener activa, y a la carpeta hay que asignarle un recorrido: sin él no hay nada entre lo que elegir.

Preguntas a las que responde esta guía

• cómo marco que un documento es un borrador
• cómo enseño en qué punto está un contrato
• qué es el estado del documento
• cómo cambio el estado a un archivo
• cambiar estado
• asignar estado
• filtrar por estado
• estados de documento
• marcar un archivo como borrador
• recorrido de estados