Suivre un document le long d'un parcours (brouillon, approuvé…)

Utile quand un document traverse des étapes et que les autres doivent savoir où il en est : brouillon → en relecture → approuvé → périmé.

Pour changer le statut d’un fichier :

1. Faites un clic droit sur le fichier.
2. Survolez «Automatisations» — l’entrée porte une flèche à droite.
3. Choisissez «Changer le statut» (la première fois, elle s’appelle «Attribuer un statut»).
4. Dans le panneau qui s’ouvre sur le côté droit de l’écran, choisissez le statut.

Le statut apparaît ensuite à côté du nom dans la liste.

Retrouver ce qui est resté en arrière

Dans la barre au-dessus de la liste, à droite, il y a le menu «Filtrer par statut» : choisissez un statut et vous ne voyez que les fichiers qui y sont — par exemple tout ce qui est resté en brouillon. Pour l’enlever, «Tous les statuts».

Qui décide des statuts qui existent

Les parcours — quels statuts existent et dans quel ordre ils se suivent — sont définis par qui administre, depuis le «Centre de contrôle» (en bas du menu de gauche) → «Automatisations» → onglet «Statuts de document». En bas du panneau du statut, le raccourci «Gérer les parcours» y mène aussi.

Chaque parcours s’attribue à un dossier : ainsi, dans un dossier de contrats, les statuts sont ceux des contrats, pas ceux qui valent pour tout.

Qui peut le changer

Qui a la permission «Changer le statut des fichiers» peut faire avancer le document le long du parcours. Revenir en arrière est réservé à qui gère les parcours : c’est la seule différence, et elle existe pour une raison — un document qui redevient “brouillon” après avoir été approuvé, cela se fait sciemment.

Qui a changé quoi et quand se voit dans le «Centre de contrôle» → «Activité».

Si l’entrée n’est pas là

C’est une extension que l’entreprise doit avoir activée, et il faut aussi attribuer un parcours au dossier : sans cela, il n’y a rien à choisir.

Questions auxquelles répond ce guide

• comment marquer qu'un document est un brouillon
• comment montrer où en est un contrat
• qu'est-ce que le statut du document
• comment changer le statut d'un fichier
• changer le statut
• attribuer un statut
• filtrer par statut
• statuts de document
• marquer un fichier comme brouillon
• parcours de statuts