Seguire un documento lungo un percorso (bozza, approvato...)

Serve quando un documento attraversa delle fasi e gli altri devono sapere a che punto e’: bozza → in revisione → approvato → superato.

Per cambiare lo stato di un file devi:

1. Fare click con il tasto destro sul file.
2. Passare sopra la voce «Automazioni» — ha una freccetta a destra.
3. Scegliere «Cambia stato» (la prima volta si chiama «Assegna stato»).
4. Nella spalla che si apre sul lato destro dello schermo, scegliere lo stato.

Lo stato si vede poi accanto al nome nell’elenco.

Ritrovare tutto quello che e’ rimasto indietro

Nella barra sopra l’elenco, a destra, c’e’ il menu «Filtra per stato»: scegli uno stato e vedi solo i file che ci stanno — per esempio tutto quello che e’ rimasto in bozza. Per togliere il filtro, «Tutti gli stati».

Chi decide quali stati esistono

I percorsi — cioe’ quali stati esistono e in che ordine si susseguono — li definisce chi amministra, dal «Centro di controllo» (in fondo al menu di sinistra) → «Automazioni» → scheda «Stati documento». In fondo alla spalla dello stato c’e’ anche la scorciatoia «Gestisci i percorsi» che porta li’.

Ogni percorso si assegna a una cartella: cosi’ in una cartella di contratti gli stati sono quelli dei contratti, non quelli buoni per tutto.

Chi puo’ cambiarlo

Chi ha il permesso «Cambiare stato ai file» puo’ far avanzare il documento lungo il percorso. Tornare indietro e’ riservato a chi gestisce i percorsi: e’ l’unica differenza, e c’e’ per una ragione — un documento che ritorna “bozza” dopo essere stato approvato e’ una cosa che si fa consapevolmente.

Chi ha cambiato cosa e quando si vede nel «Centro di controllo» → «Attività».

Se la voce non c’e’

E’ un’estensione che l’azienda deve avere attiva, e alla cartella va anche assegnato un percorso: senza, non c’e’ niente fra cui scegliere.

Domande a cui risponde questa guida

• come segno che un documento e' una bozza
• come faccio vedere a che punto e' un contratto
• cos'e' lo stato del documento
• come cambio stato a un file
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• assegna stato
• filtra per stato
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• mettere un file in bozza
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