Um produto

Extensão do Files

Do ficheiro à assinatura, sem sair do Files

O contrato está no Files, os signatários estão no kSign. «Enviar para assinatura» a partir do botão direito abre o pedido de assinatura no documento que tem à frente: escolhe quem assina e como, e o kSign faz o seu trabalho. Requer o produto kSign ativo na sua empresa.

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O Files guarda o documento, o kSign fá-lo assinar

Não há uma transferência e um novo carregamento: o PDF parte do Files e torna-se um pedido de assinatura no kSign, com o mesmo acesso Kamzan. Quem o pode fazer decide-o o nível de acesso na pasta — a permissão «Assinatura eletrónica (kSign)» — e o Files verifica extensão e permissão antes de abrir, para que quem não está habilitado receba uma mensagem clara em vez de uma janela que não funciona. O pedido vive depois no kSign: signatários, lembretes, estado, documento assinado e provas de assinatura estão lá.

Como funciona

  1. Botão direito → Enviar para assinatura

    No PDF que tem de ser assinado. O Files verifica que a extensão está ativa e que tem a permissão; se faltar algo di-lho de imediato.

  2. Componha o pedido no kSign

    Na janela do kSign, dentro do Files, escolhe os signatários, o tipo de assinatura e onde deve ser aposta. O documento já lá está: não o procura, não o recarrega.

  3. Acompanhe a assinatura no kSign

    «Pedido de assinatura criado»: daqui em diante lembretes, estado de cada signatário, documento assinado e provas estão no kSign, que é feito para isso.

O documento não se move. Move-se a assinatura.

O que pode fazer

  • Permissão por pasta

    «Pode enviar ficheiros para assinatura através do kSign» está no nível de acesso: em «Contratos» têm-na os comerciais, em «Rascunhos» ninguém.

  • Verificação antes de abrir

    Um controlo do lado do servidor precede a janela do kSign: extensão, permissão, pasta. A proibição é real mesmo para quem tenta saltar a interface.

  • O mesmo acesso, a mesma lista de contactos

    O kSign é um produto Kamzan: entra com a mesma conta e os signatários internos já lá estão. Para os externos basta o e-mail.

  • Nas atividades do ficheiro

    O pedido de assinatura aparece entre as atividades do documento, para que quem abre a pasta saiba que partiu.

Perguntas frequentes

É preciso ter o kSign?

Sim: a extensão é a ponte, a assinatura fá-la o kSign. Se o kSign não estiver ativo na sua empresa, a entrada não aparece.

Que tipo de assinatura posso pedir?

Os que o kSign oferece: da assinatura eletrónica simples às com identificação forte, segundo o que está ativo no seu plano kSign. A escolha faz-se no pedido.

Onde encontro o documento assinado?

No kSign, com as provas de assinatura e o estado de cada signatário. A partir daí guarda-o no Files na pasta que preferir.

As outras funcionalidades do Files

Leve os ficheiros da sua empresa para a cloud

Peça uma demo: mostramos-lhe como o Files torna o arquivo e a partilha simples e seguros.

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