Fazer confirmar que um documento foi lido

Serve quando não basta o documento estar disponível: é preciso a prova de que as pessoas o abriram — um regulamento, um procedimento, uma comunicação obrigatória.

Configura-se na pasta, não no ficheiro isolado. Para o fazer:

1. Clique com o botão direito na pasta.
2. Passe por cima de «Ferramentas da pasta» — tem uma seta à direita.
3. Escolha «Notificações e lembretes»: abre um painel do lado direito do ecrã.
4. Aí dentro escolha o tipo de evento: «Tomada de conhecimento», «Notificação de carregamento», «Notificação de transferência» ou «Carregamento e tomada de conhecimento» em conjunto.
5. Escolha quem o deve receber — todos os que têm acesso, pessoas escolhidas ou grupos — e se avisar dentro do Kamzan, por email, ou das duas maneiras.

A partir daí, quando chega um documento a essa pasta, o pedido sai para os destinatários. No mesmo painel vê quem confirmou e quem não, e a quem falta pode mandar um lembrete.

A confirmação regista quando e de onde foi dada: é por isso que esta função existe.

Vale a pena saber antes de ativar

• Herda-se às subpastas, se assim escolher: prático, mas quer dizer que vale também para as que nascerem depois.
• Pode excluir pessoas em concreto, para quem não deve ser incomodado.
• Ao ativá-la, o Files pode baixar sozinho o nível de acesso dos destinatários na pasta: têm de ler, não de arrumar. Não é avaria, e é reversível.

Se a opção não aparece

É uma extensão que a empresa tem de ter ativa, e é precisa a permissão «Notificações de pasta» na pasta. Se não a vir, é uma das duas: carregue na etiqueta «O seu acesso» na barra por cima da lista para verificar a segunda.

Perguntas a que este guia responde

• como faço assinar a tomada de conhecimento
• preciso de saber quem leu o documento
• como mando uma comunicação a todos e vejo quem a viu
• notificações de pasta
• notificações e lembretes
• fazer confirmar a leitura
• insistir com quem não confirmou
• quem tomou conhecimento